Processo de Contratação e Licitações

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de abertura e avaliação de licitações, bem como a contratação de fornecedores e serviços, assegurando conformidade com a legislação vigente, transparência e eficiência nas aquisições institucionais.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todas as contratações de serviços e aquisições de bens realizadas por meio de licitações na instituição, seguindo as normas legais e regulamentações aplicáveis.

3. Procedimentos

3.1. Identificação da Necessidade

• 3.1.1. Solicitação Interna:

  • O setor que identificar a necessidade de adquirir bens ou contratar serviços deve elaborar um memorando ou pedido formal, contendo:
    • Descrição detalhada da necessidade.
    • Quantidade e especificações do bem ou serviço.
    • Justificativa para a contratação.
    • Prazo estimado de entrega ou execução.

• 3.1.2. Aprovação Inicial:

  • A solicitação interna deve ser aprovada pela gestão da instituição para que seja iniciado o processo de licitação ou contratação direta, conforme aplicável.

3.2. Preparação para Licitação

• 3.2.1. Elaboração do Termo de Referência:

  • O setor solicitante, em conjunto com o departamento responsável pelas aquisições, deve elaborar o Termo de Referência ou Projeto Básico, contendo:
    • Especificações técnicas do bem ou serviço.
    • Prazo para entrega ou execução.
    • Critérios de avaliação e julgamento das propostas.
    • Condições de pagamento e demais requisitos contratuais.

• 3.2.2. Definição do Tipo de Licitação:

  • O tipo de licitação será escolhido conforme a legislação aplicável (concorrência, tomada de preços, convite, pregão, etc.), de acordo com o valor da contratação e a natureza do bem ou serviço.
  • Em caso de dispensa ou inexigibilidade de licitação, justificar formalmente a escolha com base nos critérios legais.

• 3.2.3. Publicação do Edital:

  • O edital de licitação deve ser publicado em meios oficiais (diário oficial, site da instituição, e outros meios exigidos por lei), com informações claras sobre:
    • Data e local da sessão pública de abertura das propostas.
    • Condições de participação.
    • Prazo e local para entrega das propostas.

3.3. Recebimento e Avaliação das Propostas

• 3.3.1. Recebimento de Propostas:

  • As propostas devem ser recebidas até o prazo limite estabelecido no edital, sendo registradas em sistema eletrônico ou manual, garantindo a confidencialidade até a sessão de abertura.

• 3.3.2. Abertura das Propostas:

  • Em sessão pública (quando aplicável), a comissão de licitação deve proceder à abertura das propostas, com a leitura dos valores e condições oferecidas pelos fornecedores.
  • Registrar a presença de todos os participantes e observadores, além dos membros da comissão.

• 3.3.3. Habilitação dos Licitantes:

  • Verificar se os licitantes atendem às exigências documentais previstas no edital, como certidões de regularidade fiscal, qualificações técnicas e econômicas, entre outras.
  • Os licitantes que não cumprirem os requisitos de habilitação devem ser desclassificados, com a devida justificativa registrada em ata.

3.4. Julgamento e Seleção

• 3.4.1. Análise Técnica e Comercial:

  • A comissão de licitação deve analisar as propostas técnicas e comerciais de acordo com os critérios estabelecidos no edital.
  • No caso de pregão, o julgamento pode ser feito pelo menor preço, enquanto em outras modalidades, pode envolver uma combinação de fatores técnicos e de preço.

• 3.4.2. Elaboração da Ata de Julgamento:

  • Após a análise, elaborar a ata de julgamento com a classificação final dos licitantes, destacando a proposta vencedora e justificando a decisão.
  • Tornar a ata pública e aberta a recursos, conforme previsto na legislação.

• 3.4.3. Prazo para Recursos:

  • Conceder o prazo legal para que os participantes da licitação apresentem recursos contra a decisão da comissão.
  • Caso sejam interpostos recursos, avaliar cuidadosamente e emitir decisões fundamentadas.

3.5. Homologação e Adjudicação

• 3.5.1. Homologação:

  • A autoridade competente deve homologar o resultado do processo licitatório, confirmando a validade dos procedimentos e autorizando a contratação do licitante vencedor.

• 3.5.2. Adjudicação:

  • Após a homologação, o objeto da licitação é adjudicado ao vencedor, oficializando-o como fornecedor ou prestador de serviços para a instituição.

3.6. Contratação e Execução

• 3.6.1. Elaboração e Assinatura do Contrato:

  • Elaborar o contrato com base nas condições da licitação e nas propostas apresentadas, garantindo que todos os detalhes do Termo de Referência estejam incluídos.
  • O contrato deve ser assinado pelas partes, e sua vigência deve ser registrada.

• 3.6.2. Acompanhamento da Execução:

  • Monitorar a execução do contrato, garantindo que os bens sejam entregues ou os serviços prestados conforme o estipulado.
  • Registrar qualquer alteração no contrato (como aditivos) e garantir que todas as mudanças sejam formalizadas.

3.7. Encerramento e Relatórios

• 3.7.1. Recebimento Definitivo:

  • Verificar se o serviço ou bem fornecido foi entregue conforme os termos do contrato e realizar o recebimento definitivo.
  • Caso haja problemas na entrega ou execução, notificar o fornecedor ou prestador e buscar a correção imediata.

• 3.7.2. Relatório Final:

  • Após o cumprimento do contrato, elaborar um relatório final, destacando:
    • Cumprimento dos prazos e condições.
    • Qualidade dos bens ou serviços entregues.
    • Pontos positivos e negativos do processo, visando melhorias futuras.

4. Responsabilidades

• Comissão de Licitação: Responsável por conduzir o processo licitatório, desde a análise das propostas até o julgamento e a adjudicação.
• Departamento de Compras/Aquisições: Responsável por elaborar o Termo de Referência, acompanhar o processo de licitação e executar as contratações.
• Gestor do Contrato: Responsável por monitorar a execução do contrato, garantindo que os termos acordados sejam cumpridos.

5. Notas Adicionais

• Todo o processo de licitação deve ser registrado em ata, e os documentos devem ser arquivados de forma organizada para auditoria e consultas futuras.
• Este POP deve ser revisado regularmente para garantir que esteja em conformidade com a legislação vigente e as melhores práticas de contratação pública.