Controle de Estoques e Materiais

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de requisição, armazenamento e distribuição de materiais e suprimentos, garantindo o controle adequado do estoque e evitando desperdícios, faltas ou excessos.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os setores e colaboradores envolvidos na solicitação, gestão e uso de materiais e suprimentos no âmbito da instituição.

3. Procedimentos

3.1. Requisição de Materiais

• 3.1.1. Solicitação de Materiais:

  • O colaborador ou setor que necessitar de materiais deve preencher um formulário de requisição (físico ou digital) com as seguintes informações:
    • Nome do solicitante.
    • Setor ou departamento.
    • Tipo e quantidade de materiais requisitados.
    • Justificativa ou finalidade para o uso dos materiais.
    • Data prevista para uso.
  • A requisição deve ser enviada ao responsável pelo controle de estoques para análise e aprovação.

• 3.1.2. Aprovação de Requisição:

  • O responsável pelo estoque deve verificar a disponibilidade dos materiais solicitados no inventário e aprovar ou ajustar a solicitação conforme necessário.
  • Se os materiais não estiverem disponíveis, o responsável deve registrar a necessidade de reposição e informar o solicitante sobre o prazo estimado de entrega.
  • A requisição só deve ser aprovada se estiver devidamente preenchida e justificar adequadamente a necessidade do material.

3.2. Armazenamento de Materiais

• 3.2.1. Recebimento de Materiais:

  • Todos os materiais recebidos devem ser inspecionados para garantir que estejam em conformidade com o pedido (quantidade e qualidade).
  • Qualquer discrepância entre o material recebido e o pedido deve ser registrada e o fornecedor notificado imediatamente.
  • Registrar a entrada dos materiais no sistema de controle de estoque, incluindo as quantidades e o local de armazenamento.

• 3.2.2. Organização do Estoque:

  • Os materiais devem ser armazenados em locais adequados, de fácil acesso e devidamente etiquetados.
  • Organizar o estoque de forma a seguir o método FIFO (First In, First Out) para evitar a obsolescência e desperdício de materiais.
  • Produtos sensíveis, como materiais perecíveis ou perigosos, devem ser armazenados em locais apropriados, seguindo as normas de segurança.

• 3.2.3. Controle de Inventário:

  • Manter o controle rigoroso do estoque utilizando um sistema manual ou eletrônico que registre entradas e saídas de materiais.
  • Realizar inventários periódicos (mensais, trimestrais ou anuais) para verificar a precisão do controle de estoque e identificar possíveis perdas, danos ou inconsistências.

3.3. Distribuição de Materiais

• 3.3.1. Liberação de Materiais:

  • Somente os materiais requisitados e aprovados devem ser distribuídos ao setor ou colaborador solicitante.
  • Registrar a saída de materiais do estoque no sistema de controle, indicando:
    • Data de liberação.
    • Quantidade de materiais.
    • Destinatário (setor ou colaborador).
  • A liberação de materiais deve ser feita de acordo com a necessidade real e o planejamento de uso informado na requisição.

• 3.3.2. Transporte e Entrega:

  • Garantir que os materiais sejam entregues ao setor ou colaborador solicitante em boas condições.
  • Quando necessário, utilizar embalagens adequadas para o transporte, especialmente no caso de materiais frágeis ou perecíveis.
  • A entrega deve ser registrada e, quando aplicável, o recebimento deve ser confirmado pelo responsável do setor que requisitou.

3.4. Monitoramento e Reposição de Estoque

• 3.4.1. Ponto de Reposição:

  • Estabelecer níveis mínimos de estoque para cada material e monitorar constantemente o inventário para garantir que os estoques estejam dentro desses níveis.
  • Quando o estoque de determinado material atingir o ponto mínimo, o responsável pelo controle de estoque deve solicitar a reposição com antecedência suficiente para evitar faltas.

• 3.4.2. Gestão de Fornecedores:

  • Manter uma lista de fornecedores confiáveis para garantir o fornecimento contínuo de materiais.
  • Estabelecer prazos claros para o recebimento de pedidos e acompanhar as entregas para garantir a pontualidade e a conformidade.

3.5. Eliminação de Materiais Obsoletos ou Danificados

• 3.5.1. Identificação de Materiais Obsoletos:

  • Periodicamente, revisar o estoque para identificar materiais que não são mais necessários ou que se tornaram obsoletos.
  • Registrar a identificação de materiais obsoletos e obter a aprovação da administração para o descarte.

• 3.5.2. Descarte de Materiais:

  • Materiais danificados ou obsoletos devem ser descartados de acordo com as normas de sustentabilidade e segurança ambiental, quando aplicável.
  • Registrar o descarte no sistema de controle de estoque, especificando a data e a razão do descarte.

• 3.5.3. Doação ou Redistribuição de Materiais:

  • Materiais que ainda podem ser úteis, mas não são mais necessários pela instituição, podem ser doados a outras instituições ou redistribuídos para outros setores.
  • O processo de doação ou redistribuição deve ser registrado oficialmente.

3.6. Auditoria de Estoque

• 3.6.1. Auditoria Interna:

  • Realizar auditorias internas periódicas no controle de estoque para garantir a conformidade com os procedimentos e identificar possíveis falhas ou desvios.
  • Verificar o alinhamento entre os registros de estoque e o inventário físico.

• 3.6.2. Relatórios de Controle:

  • Elaborar relatórios periódicos sobre o status do estoque, destacando os níveis de materiais, previsões de consumo, reposições necessárias e eventuais perdas ou danos.
  • Os relatórios devem ser enviados à gerência para tomada de decisões estratégicas quanto à gestão de materiais.

4. Responsabilidades

• Responsável pelo Controle de Estoques: Monitorar, registrar e gerenciar o estoque, garantindo que os níveis estejam adequados e que os materiais sejam distribuídos corretamente.
• Solicitantes (Setores/Colaboradores): Preencher corretamente os formulários de requisição e utilizar os materiais de maneira eficiente e conforme a necessidade.
• Equipe de Auditoria: Realizar auditorias periódicas para garantir que o controle de estoque esteja em conformidade com o POP.

5. Notas Adicionais

• Todos os envolvidos no processo de controle de estoque devem receber treinamento contínuo para garantir que o sistema seja eficiente e que as diretrizes de sustentabilidade e segurança sejam seguidas.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para incorporar melhorias no processo e novas tecnologias que possam otimizar o controle de estoques.