Prestação de Contas de Viagens a Serviço

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de prestação de contas após a realização de missões ou viagens a serviço da instituição, assegurando que todas as despesas sejam devidamente documentadas e justificadas de forma transparente e em conformidade com as políticas internas.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários que realizarem viagens a serviço da instituição, tanto em território nacional quanto internacional, e abrange a documentação e justificativa das despesas efetuadas durante a viagem.

3. Procedimentos

3.1. Coleta e Organização dos Comprovantes

• 3.1.1. Coleta de Comprovantes:
  • Durante a viagem, o funcionário deve recolher todos os comprovantes de despesas realizadas, incluindo:
    • Passagens aéreas ou rodoviárias: Recibos das passagens adquiridas, bilhetes ou cartões de embarque.
    • Hospedagem: Faturas ou recibos emitidos pelo hotel ou local de hospedagem, especificando o valor total e os dias de estadia.
    • Alimentação: Notas fiscais ou recibos de refeições realizadas.
    • Transporte local: Comprovantes de táxi, serviços de transporte por aplicativo, ou aluguéis de veículos, quando aplicável.
    • Outras despesas: Recibos de inscrição em eventos, estacionamento, pedágios, entre outros custos diretamente relacionados à viagem.
• 3.1.2. Organização dos Comprovantes:
  • Todos os comprovantes devem ser organizados de acordo com a categoria de despesas (alimentação, transporte, hospedagem, etc.) e cronologicamente, conforme o período da viagem.
  • Os comprovantes devem ser armazenados de maneira segura e legível, preferencialmente em envelopes ou pastas, para facilitar o processo de conferência.

3.2. Elaboração do Relatório de Despesas

• 3.2.1. Formulário de Prestação de Contas:

  • O funcionário deve preencher o Formulário de Prestação de Contas de Viagem, que deve incluir:
    • Dados pessoais (nome, cargo, setor).
    • Detalhes da viagem (destino, datas de saída e retorno).
    • Objetivo da viagem (justificativa e descrição das atividades realizadas).
    • Relação detalhada das despesas, separadas por categoria (alimentação, transporte, hospedagem, etc.), com os respectivos valores.

• 3.2.2. Inclusão dos Comprovantes:

  • Todos os valores informados no formulário devem ser acompanhados dos comprovantes correspondentes.
  • Caso algum comprovante não possa ser apresentado (por exemplo, em situações de perda ou extravio), o funcionário deve apresentar uma justificativa por escrito para cada ausência, sujeita à aceitação pelo setor financeiro.

3.3. Revisão e Aprovação das Despesas

• 3.3.1. Entrega do Relatório:

  • O funcionário deve entregar o Relatório de Prestação de Contas e os comprovantes ao setor responsável (geralmente o Setor Financeiro ou Administração) dentro do prazo estabelecido, que pode variar entre 5 a 10 dias úteis após o retorno da viagem.
  • O relatório deve ser assinado pelo funcionário e pelo gestor imediato, certificando a veracidade das informações.

• 3.3.2. Revisão pelo Setor Financeiro:

  • O setor financeiro deve revisar todas as despesas apresentadas, verificando:
    • A conformidade dos valores com as políticas da instituição (limites diários de alimentação, categoria de hospedagem, etc.).
    • A correção dos comprovantes, garantindo que todos os documentos estejam presentes e sejam válidos.
  • Caso haja qualquer inconsistência, como a falta de um comprovante ou discrepância nos valores, o setor financeiro deve entrar em contato com o funcionário para esclarecimentos ou correções.

• 3.3.3. Aprovação Final:

  • Após a revisão, o setor financeiro emitirá um parecer aprovando ou solicitando ajustes na prestação de contas. Se todas as despesas estiverem de acordo, o processo será considerado aprovado.
  • No caso de adiantamentos de diárias ou valores adicionais recebidos, o funcionário deverá devolver o saldo não utilizado ao setor financeiro.

3.4. Devolução de Valores e Ajustes

• 3.4.1. Devolução de Valores Excedentes:

  • Se o valor total das despesas for inferior ao adiantamento recebido, o funcionário deverá restituir o montante excedente ao setor financeiro.
  • A devolução deve ser feita por meio de depósito bancário na conta da instituição, ou conforme os procedimentos internos estabelecidos.

• 3.4.2. Ajustes e Regularizações:

  • Caso o setor financeiro identifique despesas não justificadas ou não conformes, essas despesas deverão ser reembolsadas pelo funcionário ou tratadas conforme as normas da instituição.
  • O funcionário deve ser informado por escrito sobre qualquer ajuste necessário e os prazos para a regularização.

3.5. Arquivamento e Transparência

• 3.5.1. Arquivamento dos Documentos:

  • Após a aprovação final, todos os documentos da prestação de contas, incluindo o relatório e os comprovantes, devem ser arquivados em conformidade com as políticas de armazenamento de documentos da instituição.
  • Os documentos devem estar disponíveis para auditorias internas ou externas, quando solicitado.

• 3.5.2. Transparência:

  • As informações sobre viagens e suas respectivas prestações de contas devem estar disponíveis nos relatórios de transparência da instituição, especialmente se envolverem recursos públicos.
  • O setor financeiro deve manter um sistema de consulta que permita o acesso a relatórios consolidados sobre despesas de viagem.

4. Responsabilidades

• Funcionário Responsável pela Viagem: Coletar os comprovantes de despesas, preencher o relatório de prestação de contas e apresentar todos os documentos dentro do prazo estabelecido.
• Gestores Imediatos: Revisar o relatório de viagem, assegurar que a justificativa esteja adequada e aprovar as despesas realizadas.
• Setor Financeiro: Conferir os relatórios de prestação de contas, verificar a conformidade dos comprovantes e aprovar ou solicitar ajustes nas despesas apresentadas.

5. Notas Adicionais

• A prestação de contas deve ser feita dentro dos prazos estabelecidos, e a não conformidade com este procedimento pode resultar em advertências ou sanções conforme as políticas da instituição.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja atualizado com as melhores práticas de gestão financeira e conformidade.

Autorização de Viagens a Serviço

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de solicitação, autorização e organização de viagens a serviço da instituição, garantindo que as viagens sejam devidamente justificadas, autorizadas, e organizadas de forma eficiente, de acordo com as diretrizes internas e a legislação aplicável.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários da instituição que necessitem realizar viagens a serviço, tanto nacionais quanto internacionais, abrangendo desde a solicitação e aprovação até a prestação de contas após o retorno.

3. Procedimentos

3.1. Solicitação de Viagem

• 3.1.1. Preenchimento do Formulário de Solicitação:

  • O funcionário ou o setor responsável pela viagem deve preencher um Formulário de Solicitação de Viagem, contendo as seguintes informações:
    • Nome e cargo do solicitante.
    • Motivo da viagem e justificativa detalhada.
    • Localidade de destino e período da viagem.
    • Itinerário completo (caso haja múltiplos destinos).
    • Estimativa de despesas (passagens, hospedagem, alimentação, deslocamento).
    • Fonte de recursos (orçamento do projeto, rubrica financeira).

• 3.1.2. Documentação Suplementar:

  • Anexar documentos adicionais à solicitação, se aplicável, como:
    • Convites ou ofícios de participação em eventos.
    • Programas ou agendas de reuniões ou conferências.
    • Autorização de órgãos superiores (em casos de viagens internacionais ou para eventos externos).

3.2. Aprovação da Viagem

• 3.2.1. Revisão e Validação:

  • O gestor imediato do solicitante deve revisar a solicitação de viagem, validando se:
    • A justificativa é adequada e o objetivo da viagem está alinhado com os interesses da instituição.
    • As despesas estimadas estão de acordo com o orçamento disponível e com as diretrizes financeiras da instituição.
  • A solicitação deve ser encaminhada para o setor de Recursos Humanos (RH) ou Administração, que verificará a conformidade com as políticas internas de viagens.

• 3.2.2. Aprovação pela Alta Administração:

  • Para viagens nacionais, o gestor da área ou departamento tem a competência para autorizar a viagem.
  • Para viagens internacionais, a solicitação deve ser encaminhada à Direção Geral ou à alta administração, que avaliará o mérito e a relevância da viagem, aprovando ou rejeitando a solicitação.
  • Caso aprovado, emitir a Autorização Formal de Viagem.

3.3. Organização da Viagem

• 3.3.1. Aquisição de Passagens e Hospedagem:

  • Após a aprovação da viagem, o setor administrativo ou o solicitante deve proceder com a compra das passagens (aéreas, terrestres ou marítimas) e a reserva de hospedagem, de acordo com:
    • Diretrizes internas sobre categorias de passagens e hospedagens permitidas.
    • Preferência por compras via agência de viagens contratada ou por meio de plataformas institucionais.
    • Garantia de que a aquisição seja feita com a antecedência adequada para otimizar os custos.

• 3.3.2. Solicitação de Diárias e Adiantamentos:

  • O funcionário pode solicitar diárias para cobrir despesas de alimentação e transporte durante a viagem, conforme as políticas de diárias da instituição.
  • Se aplicável, solicitar adiantamento de despesas para cobrir custos adicionais (como taxas de inscrição em eventos, transporte local, etc.).
  • As diárias e adiantamentos devem ser aprovados pelo setor financeiro e liberados antes da viagem.

3.4. Procedimentos para Viagens Internacionais

• 3.4.1. Documentação de Viagem:

  • O funcionário deve garantir que toda a documentação necessária para a viagem internacional esteja em ordem, incluindo:
    • Passaporte válido.
    • Vistos de entrada para o país de destino (quando necessário).
    • Certificado de vacinação internacional (quando aplicável).
  • A instituição pode prestar suporte na obtenção de vistos ou certificados, se necessário.

• 3.4.2. Aprovação por Órgãos Governamentais (se aplicável):

  • Para servidores públicos ou representantes oficiais, pode ser necessária a autorização de órgãos governamentais (como o Ministério de Relações Exteriores ou Ministério da Economia).
  • A instituição deve encaminhar as solicitações com antecedência, respeitando os prazos estipulados pelos órgãos responsáveis.

• 3.4.3. Seguro Viagem:

  • Para viagens internacionais, é obrigatório que o funcionário esteja coberto por um seguro viagem que inclua cobertura médica e outras eventualidades.
  • O setor administrativo deve providenciar o seguro ou garantir que o funcionário esteja coberto por um plano específico.

3.5. Durante a Viagem

• 3.5.1. Relatórios Parciais (se aplicável):

  • Para viagens longas ou de múltiplas etapas, o funcionário deve fornecer relatórios parciais sobre o andamento das atividades ou reuniões realizadas.
  • Esses relatórios podem ser solicitados pelo setor ou pela administração conforme necessário.

• 3.5.2. Utilização de Recursos:

  • O funcionário deve utilizar os recursos financeiros de maneira eficiente e documentar todas as despesas realizadas durante a viagem, incluindo:
    • Recibos de alimentação e transporte.
    • Comprovantes de despesas de inscrição ou participação em eventos.
  • As despesas não previstas ou não justificadas serão de responsabilidade do funcionário, devendo ser previamente autorizadas.

3.6. Retorno e Prestação de Contas

• 3.6.1. Relatório de Viagem:

  • Após o retorno, o funcionário deve elaborar um Relatório de Viagem, detalhando:
    • Objetivos alcançados e resultados obtidos.
    • Contribuições e impactos da viagem para a instituição.
    • Atividades realizadas, eventos e reuniões participadas.
  • O relatório deve ser entregue ao gestor responsável e arquivado no setor administrativo.

• 3.6.2. Prestação de Contas Financeira:

  • O funcionário deve apresentar uma prestação de contas detalhada, incluindo:
    • Todos os recibos e comprovantes de despesas realizadas.
    • Justificativa para eventuais diferenças entre o valor do adiantamento recebido e as despesas efetivamente realizadas.
  • Caso o adiantamento tenha sido maior que as despesas, o funcionário deve restituir o valor excedente ao setor financeiro.
  • A prestação de contas deve ser revisada e aprovada pela equipe financeira, garantindo que todas as despesas estejam em conformidade com as políticas da instituição.

3.7. Arquivamento e Transparência

• 3.7.1. Arquivamento de Documentos:

  • Todos os documentos relacionados à viagem (autorização, passagens, hospedagem, relatório de viagem, prestação de contas) devem ser arquivados de forma organizada e segura.
  • Esses documentos devem estar disponíveis para auditorias internas e externas, caso sejam solicitados.

• 3.7.2. Transparência e Publicidade:

  • Quando aplicável, as informações sobre viagens oficiais devem ser publicadas em portais de transparência, especialmente quando houver uso de recursos públicos.
  • Garantir que os relatórios de viagem sejam compartilhados com as partes interessadas relevantes, como órgãos financiadores ou parceiros institucionais.

4. Responsabilidades

• Solicitante da Viagem: Responsável por preencher o formulário de solicitação, justificar a viagem e apresentar a prestação de contas após o retorno.
• Gestores de Área: Validar a justificativa da viagem e aprovar a solicitação, garantindo que a viagem esteja alinhada com os objetivos institucionais.
• Setor Administrativo/Recursos Humanos: Organizar a logística da viagem, como compra de passagens, reserva de hospedagem e liberação de diárias e adiantamentos.
• Setor Financeiro: Aprovar os recursos financeiros para a viagem e revisar a prestação de contas.
• Alta Administração: Aprovar viagens internacionais ou viagens de caráter estratégico para a instituição.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja em conformidade com as mudanças nas políticas de viagens, normas fiscais e de transparência.
• As políticas de viagem devem estar alinhadas com a legislação vigente e com as práticas de responsabilidade financeira.