Prestação de Contas de Viagens a Serviço

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de prestação de contas após a realização de missões ou viagens a serviço da instituição, assegurando que todas as despesas sejam devidamente documentadas e justificadas de forma transparente e em conformidade com as políticas internas.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários que realizarem viagens a serviço da instituição, tanto em território nacional quanto internacional, e abrange a documentação e justificativa das despesas efetuadas durante a viagem.

3. Procedimentos

3.1. Coleta e Organização dos Comprovantes

• 3.1.1. Coleta de Comprovantes:
  • Durante a viagem, o funcionário deve recolher todos os comprovantes de despesas realizadas, incluindo:
    • Passagens aéreas ou rodoviárias: Recibos das passagens adquiridas, bilhetes ou cartões de embarque.
    • Hospedagem: Faturas ou recibos emitidos pelo hotel ou local de hospedagem, especificando o valor total e os dias de estadia.
    • Alimentação: Notas fiscais ou recibos de refeições realizadas.
    • Transporte local: Comprovantes de táxi, serviços de transporte por aplicativo, ou aluguéis de veículos, quando aplicável.
    • Outras despesas: Recibos de inscrição em eventos, estacionamento, pedágios, entre outros custos diretamente relacionados à viagem.
• 3.1.2. Organização dos Comprovantes:
  • Todos os comprovantes devem ser organizados de acordo com a categoria de despesas (alimentação, transporte, hospedagem, etc.) e cronologicamente, conforme o período da viagem.
  • Os comprovantes devem ser armazenados de maneira segura e legível, preferencialmente em envelopes ou pastas, para facilitar o processo de conferência.

3.2. Elaboração do Relatório de Despesas

• 3.2.1. Formulário de Prestação de Contas:

  • O funcionário deve preencher o Formulário de Prestação de Contas de Viagem, que deve incluir:
    • Dados pessoais (nome, cargo, setor).
    • Detalhes da viagem (destino, datas de saída e retorno).
    • Objetivo da viagem (justificativa e descrição das atividades realizadas).
    • Relação detalhada das despesas, separadas por categoria (alimentação, transporte, hospedagem, etc.), com os respectivos valores.

• 3.2.2. Inclusão dos Comprovantes:

  • Todos os valores informados no formulário devem ser acompanhados dos comprovantes correspondentes.
  • Caso algum comprovante não possa ser apresentado (por exemplo, em situações de perda ou extravio), o funcionário deve apresentar uma justificativa por escrito para cada ausência, sujeita à aceitação pelo setor financeiro.

3.3. Revisão e Aprovação das Despesas

• 3.3.1. Entrega do Relatório:

  • O funcionário deve entregar o Relatório de Prestação de Contas e os comprovantes ao setor responsável (geralmente o Setor Financeiro ou Administração) dentro do prazo estabelecido, que pode variar entre 5 a 10 dias úteis após o retorno da viagem.
  • O relatório deve ser assinado pelo funcionário e pelo gestor imediato, certificando a veracidade das informações.

• 3.3.2. Revisão pelo Setor Financeiro:

  • O setor financeiro deve revisar todas as despesas apresentadas, verificando:
    • A conformidade dos valores com as políticas da instituição (limites diários de alimentação, categoria de hospedagem, etc.).
    • A correção dos comprovantes, garantindo que todos os documentos estejam presentes e sejam válidos.
  • Caso haja qualquer inconsistência, como a falta de um comprovante ou discrepância nos valores, o setor financeiro deve entrar em contato com o funcionário para esclarecimentos ou correções.

• 3.3.3. Aprovação Final:

  • Após a revisão, o setor financeiro emitirá um parecer aprovando ou solicitando ajustes na prestação de contas. Se todas as despesas estiverem de acordo, o processo será considerado aprovado.
  • No caso de adiantamentos de diárias ou valores adicionais recebidos, o funcionário deverá devolver o saldo não utilizado ao setor financeiro.

3.4. Devolução de Valores e Ajustes

• 3.4.1. Devolução de Valores Excedentes:

  • Se o valor total das despesas for inferior ao adiantamento recebido, o funcionário deverá restituir o montante excedente ao setor financeiro.
  • A devolução deve ser feita por meio de depósito bancário na conta da instituição, ou conforme os procedimentos internos estabelecidos.

• 3.4.2. Ajustes e Regularizações:

  • Caso o setor financeiro identifique despesas não justificadas ou não conformes, essas despesas deverão ser reembolsadas pelo funcionário ou tratadas conforme as normas da instituição.
  • O funcionário deve ser informado por escrito sobre qualquer ajuste necessário e os prazos para a regularização.

3.5. Arquivamento e Transparência

• 3.5.1. Arquivamento dos Documentos:

  • Após a aprovação final, todos os documentos da prestação de contas, incluindo o relatório e os comprovantes, devem ser arquivados em conformidade com as políticas de armazenamento de documentos da instituição.
  • Os documentos devem estar disponíveis para auditorias internas ou externas, quando solicitado.

• 3.5.2. Transparência:

  • As informações sobre viagens e suas respectivas prestações de contas devem estar disponíveis nos relatórios de transparência da instituição, especialmente se envolverem recursos públicos.
  • O setor financeiro deve manter um sistema de consulta que permita o acesso a relatórios consolidados sobre despesas de viagem.

4. Responsabilidades

• Funcionário Responsável pela Viagem: Coletar os comprovantes de despesas, preencher o relatório de prestação de contas e apresentar todos os documentos dentro do prazo estabelecido.
• Gestores Imediatos: Revisar o relatório de viagem, assegurar que a justificativa esteja adequada e aprovar as despesas realizadas.
• Setor Financeiro: Conferir os relatórios de prestação de contas, verificar a conformidade dos comprovantes e aprovar ou solicitar ajustes nas despesas apresentadas.

5. Notas Adicionais

• A prestação de contas deve ser feita dentro dos prazos estabelecidos, e a não conformidade com este procedimento pode resultar em advertências ou sanções conforme as políticas da instituição.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja atualizado com as melhores práticas de gestão financeira e conformidade.