1. Objetivo
Este POP tem como objetivo padronizar o processo de auditoria interna, garantindo a conformidade dos processos institucionais com as leis, regulamentos e políticas internas, além de assegurar a melhoria contínua da qualidade e a eficiência dos procedimentos.
2. Âmbito de Aplicação
Este POP aplica-se a todas as áreas da instituição sujeitas a auditorias internas, abrangendo processos financeiros, administrativos, operacionais, e de conformidade com leis e regulamentos.
3. Procedimentos
3.1. Planejamento da Auditoria Interna
- 3.1.1. Definição do Plano Anual de Auditoria:
- O setor de auditoria interna deve elaborar um Plano Anual de Auditoria, definindo os processos, áreas e atividades que serão auditados ao longo do ano.
- O plano deve basear-se em uma avaliação de riscos e em prioridades institucionais, focando em áreas críticas, como:
- Processos financeiros e contábeis.
- Contratos e licitações.
- Conformidade regulatória e legal.
- Processos operacionais críticos.
- 3.1.2. Estabelecimento de Cronograma:
- Para cada auditoria planejada, deve ser estabelecido um cronograma com:
- Datas de início e término.
- Equipes responsáveis pela auditoria.
- Prazo para entrega do relatório final.
- Garantir que as auditorias ocorram em intervalos regulares (trimestrais, semestrais ou anuais), dependendo da complexidade dos processos.
- Para cada auditoria planejada, deve ser estabelecido um cronograma com:
3.2. Preparação da Auditoria
3.2.1. Revisão de Normas e Procedimentos:
- Antes de iniciar a auditoria, a equipe de auditoria interna deve revisar todas as políticas, procedimentos e regulamentos aplicáveis à área que será auditada.
- Identificar os principais requisitos legais, regulatórios e normativos que a área deve cumprir.
3.2.2. Reunião de Abertura:
- Realizar uma reunião inicial com a área auditada, onde será discutido o objetivo da auditoria, o escopo, os critérios de avaliação e o cronograma.
- Durante a reunião, os gestores da área auditada devem fornecer à equipe de auditoria as informações necessárias sobre os processos em análise e destacar quaisquer preocupações ou riscos conhecidos.
3.3. Execução da Auditoria
3.3.1. Coleta de Dados e Documentos:
- A equipe de auditoria deve coletar dados e documentos relevantes, como:
- Registros financeiros.
- Relatórios de execução de atividades.
- Contratos, licitações e registros de compras.
- Evidências de conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.
- Os documentos coletados devem ser analisados de acordo com os critérios de auditoria estabelecidos.
- A equipe de auditoria deve coletar dados e documentos relevantes, como:
3.3.2. Entrevistas e Observação de Processos:
- Realizar entrevistas com os responsáveis pelas áreas auditadas para compreender como os processos são executados e identificar possíveis discrepâncias entre o procedimento planejado e o realizado.
- Observar a execução dos processos críticos diretamente, para verificar se estão sendo realizados conforme os procedimentos estabelecidos.
3.3.3. Testes de Conformidade e Controle:
- Aplicar testes de conformidade para verificar se os processos estão sendo executados de acordo com as leis, normas e regulamentos aplicáveis.
- Realizar testes de controle para avaliar a eficácia dos controles internos estabelecidos, garantindo que estejam prevenindo e mitigando riscos de forma eficaz.
3.4. Identificação de Não-Conformidades e Riscos
3.4.1. Avaliação de Não-Conformidades:
- Identificar qualquer não-conformidade encontrada durante a auditoria, que pode incluir:
- Descumprimento de normas ou regulamentos.
- Falhas nos controles internos.
- Processos ineficazes ou obsoletos.
- Classificar as não-conformidades de acordo com sua gravidade (leve, moderada ou grave) e seu impacto nos objetivos institucionais.
- Identificar qualquer não-conformidade encontrada durante a auditoria, que pode incluir:
3.4.2. Avaliação de Riscos:
- Identificar riscos associados às não-conformidades, como:
- Risco de fraude ou corrupção.
- Risco de penalidades legais ou regulatórias.
- Riscos operacionais e de reputação.
- A equipe de auditoria deve fornecer recomendações para mitigar os riscos identificados.
- Identificar riscos associados às não-conformidades, como:
3.5. Relatórios e Recomendações
3.5.1. Elaboração do Relatório de Auditoria:
- Após a conclusão da auditoria, elaborar um Relatório de Auditoria Interna, contendo:
- Escopo e objetivo da auditoria.
- Áreas auditadas e métodos utilizados.
- Principais conclusões (não-conformidades, boas práticas, riscos identificados).
- Recomendações para correção das não-conformidades e melhoria dos processos.
- O relatório deve ser claro, objetivo e embasado em evidências concretas.
- Após a conclusão da auditoria, elaborar um Relatório de Auditoria Interna, contendo:
3.5.2. Reunião de Fechamento:
- Realizar uma reunião de fechamento com os gestores da área auditada para discutir os resultados da auditoria.
- Apresentar as não-conformidades identificadas e propor recomendações para a correção dos problemas.
- Estabelecer prazos para que a área auditada implemente as ações corretivas.
3.6. Implementação de Ações Corretivas e Preventivas
3.6.1. Plano de Ação Corretiva:
- Após a reunião de fechamento, a área auditada deve desenvolver um Plano de Ação Corretiva, detalhando as medidas que serão adotadas para corrigir as não-conformidades identificadas.
- O plano de ação deve incluir:
- Responsáveis pela implementação de cada ação.
- Prazo para conclusão das ações corretivas.
- Indicadores de sucesso.
3.6.2. Monitoramento das Ações Corretivas:
- O setor de auditoria interna deve monitorar a implementação das ações corretivas, realizando verificações periódicas para garantir que os prazos sejam cumpridos e as medidas sejam eficazes.
- Caso a área auditada não consiga implementar as ações corretivas no prazo estabelecido, deve-se reavaliar a situação e propor novas medidas.
3.7. Revisão e Melhoria Contínua
3.7.1. Auditorias de Follow-Up:
- Após a implementação das ações corretivas, realizar auditorias de follow-up para verificar se as medidas adotadas foram eficazes e se as não-conformidades foram corrigidas de maneira sustentável.
- O follow-up deve ser documentado em relatórios complementares.
3.7.2. Revisão dos Procedimentos e Boas Práticas:
- Documentar boas práticas identificadas durante as auditorias e sugerir melhorias nos procedimentos internos da instituição.
- Revisar periodicamente o plano de auditoria e os critérios utilizados, garantindo que o processo de auditoria interna esteja sempre alinhado às melhores práticas e às novas exigências legais e regulatórias.
3.8. Arquivamento e Transparência
3.8.1. Arquivamento de Relatórios e Documentos:
- Todos os relatórios de auditoria, evidências coletadas e planos de ação devem ser arquivados de forma segura e organizada, de acordo com as políticas de armazenamento de dados da instituição.
- Garantir que os documentos estejam disponíveis para futuras auditorias, revisões ou auditorias externas.
3.8.2. Transparência e Prestação de Contas:
- Os resultados das auditorias internas, incluindo a implementação das ações corretivas, devem ser compartilhados com a alta administração e, quando aplicável, com os órgãos de controle e fiscalização externos.
- Promover a transparência do processo, garantindo que a auditoria interna seja uma ferramenta de melhoria contínua e não apenas uma atividade de conformidade.
4. Responsabilidades
- Setor de Auditoria Interna: Planejar, executar e monitorar as auditorias internas, assegurando a conformidade dos processos e propondo ações corretivas e preventivas.
- Gestores das Áreas Auditadas: Colaborar com a equipe de auditoria, fornecer informações precisas e implementar as ações corretivas recomendadas.
- Alta Administração: Supervisionar o processo de auditoria interna, garantir que os resultados sejam analisados e que as ações corretivas sejam implementadas de maneira eficaz.
5. Notas Adicionais
- O processo de auditoria interna deve ser revisado periodicamente para assegurar que esteja em conformidade com as novas exigências regulatórias e que continue sendo uma ferramenta eficaz para o controle de qualidade e a melhoria contínua.
- A auditoria interna deve ser realizada de forma independente e imparcial, garantindo a integridade dos processos e a confiança nas operações institucionais.
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