Gestão Orçamentária e Financeira

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de elaboração, controle e execução do orçamento, bem como o monitoramento de despesas e a prestação de contas, assegurando o uso eficiente e transparente dos recursos financeiros da instituição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os setores da instituição envolvidos na gestão orçamentária e financeira, abrangendo o planejamento, execução, controle e prestação de contas dos recursos públicos.

3. Procedimentos

3.1. Elaboração do Orçamento

• 3.1.1. Definição de Diretrizes Orçamentárias:

  • Iniciar o processo de elaboração do orçamento com base nas diretrizes estratégicas da instituição e nos planos plurianuais estabelecidos.
  • Identificar prioridades e metas para o ano fiscal, alinhadas com os objetivos institucionais.
  • Assegurar que o orçamento esteja de acordo com as normas legais, como a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) e outras legislações aplicáveis.

• 3.1.2. Coleta de Propostas Orçamentárias dos Setores:

  • Solicitar que cada setor ou departamento da instituição apresente suas propostas orçamentárias, com justificativas detalhadas para cada despesa planejada.
  • As propostas devem incluir:
    • Despesas correntes (pessoal, manutenção, serviços, etc.).
    • Despesas de capital (investimentos, aquisições, obras).
    • Projetos e programas específicos.

• 3.1.3. Consolidação do Orçamento:

  • O setor de planejamento orçamentário deve consolidar as propostas de todos os setores e ajustar os valores conforme a disponibilidade financeira e as prioridades definidas.
  • Elaborar a proposta orçamentária final, detalhando as receitas previstas e as despesas planejadas.

• 3.1.4. Aprovação do Orçamento:

  • Submeter a proposta orçamentária consolidada à alta administração para revisão e aprovação.
  • Após aprovação interna, enviar a proposta para os órgãos competentes de controle, como o Ministério da Economia, Secretarias Estaduais ou Municipais, ou outros órgãos de fiscalização e controle financeiro, conforme aplicável.

3.2. Controle de Despesas

• 3.2.1. Acompanhamento da Execução Orçamentária:

  • Monitorar continuamente a execução do orçamento, comparando as despesas realizadas com as previstas no planejamento.
  • Utilizar sistemas de controle financeiro (como softwares de gestão orçamentária) para registrar e acompanhar todas as despesas.

• 3.2.2. Liberação de Recursos:

  • Liberar os recursos financeiros para cada setor conforme as metas estabelecidas e a disponibilidade de caixa.
  • Os responsáveis pelos setores devem justificar qualquer liberação extraordinária de recursos.

• 3.2.3. Controle de Despesas Correntes e de Capital:

  • Realizar o acompanhamento regular das despesas correntes (folha de pagamento, manutenção, serviços) e de capital (obras, equipamentos, investimentos).
  • Assegurar que as despesas sejam realizadas de acordo com o orçamento aprovado e dentro dos limites estabelecidos.

• 3.2.4. Relatórios de Execução Orçamentária:

  • Preparar relatórios periódicos (mensais, trimestrais) sobre a execução orçamentária, detalhando:
    • Despesas realizadas versus previstas.
    • Saldo disponível para cada setor.
    • Ajustes ou remanejamentos necessários.
  • Apresentar os relatórios à alta administração para análise e tomada de decisões.

3.3. Prestação de Contas

• 3.3.1. Coleta de Documentos e Comprovantes:

  • Recolher todos os comprovantes de despesas, notas fiscais, contratos e documentos relacionados às transações financeiras realizadas.
  • Garantir que todas as despesas estejam devidamente documentadas e associadas ao respectivo programa ou projeto.

• 3.3.2. Elaboração de Relatórios de Prestação de Contas:

  • Preparar os relatórios de prestação de contas detalhados, que devem incluir:
    • Resumo da execução orçamentária e financeira.
    • Relatório de conformidade com as normas legais (LRF, regras de transparência, etc.).
    • Detalhamento das despesas por categoria (corrente, capital, pessoal).
    • Evidências de execução dos projetos e programas previstos no orçamento.
  • Garantir que os relatórios sejam claros, objetivos e em conformidade com as exigências dos órgãos de controle.

• 3.3.3. Envio aos Órgãos de Fiscalização:

  • Submeter os relatórios de prestação de contas aos órgãos competentes, como Tribunais de Contas, Controladorias e Secretarias responsáveis pela fiscalização financeira.
  • Cumprir os prazos legais estabelecidos para a prestação de contas.

• 3.3.4. Resposta a Auditorias:

  • Estar preparado para responder a eventuais auditorias realizadas pelos órgãos de controle, fornecendo a documentação e os relatórios solicitados.
  • Caso sejam identificadas falhas ou inconsistências, corrigir imediatamente e implementar medidas preventivas para evitar recorrências.

3.4. Ajustes e Readequações Orçamentárias

• 3.4.1. Identificação de Necessidades de Reajuste:

  • Monitorar continuamente a execução do orçamento para identificar a necessidade de ajustes ou readequações, seja por mudanças no cenário econômico ou por demandas imprevistas.
  • Verificar se algum setor ou programa está ultrapassando o orçamento ou se há subexecução de recursos.

• 3.4.2. Solicitação de Readequações:

  • Quando necessário, solicitar a readequação do orçamento com a devida justificativa.
  • As solicitações de ajustes devem passar pela aprovação da alta administração e, quando aplicável, ser submetidas aos órgãos de controle financeiro.

• 3.4.3. Execução de Créditos Suplementares ou Remanejamentos:

  • Caso seja aprovada a solicitação de crédito suplementar ou remanejamento de recursos entre setores, garantir que os valores sejam registrados e alocados corretamente no sistema de gestão orçamentária.
  • Acompanhar a execução desses ajustes para garantir que estejam em conformidade com a legislação vigente.

3.5. Transparência e Publicidade

• 3.5.1. Publicação de Relatórios Financeiros:

  • Divulgar os relatórios financeiros e de execução orçamentária de forma clara e acessível ao público, conforme as exigências de transparência pública.
  • Publicar os dados em plataformas oficiais, como o portal de transparência da instituição ou sites governamentais.

• 3.5.2. Acesso à Informação:

  • Facilitar o acesso dos cidadãos aos relatórios e informações orçamentárias, garantindo que estejam disponíveis em linguagem acessível.
  • Atender prontamente às solicitações de informação feitas pela sociedade civil ou por órgãos de controle.

3.6. Auditoria e Avaliação Financeira

• 3.6.1. Auditoria Interna e Externa:

  • Realizar auditorias internas periódicas para verificar a conformidade dos processos orçamentários e financeiros.
  • Preparar-se para auditorias externas conduzidas por órgãos de fiscalização e controle, assegurando que todos os registros e documentos estejam organizados e acessíveis.

• 3.6.2. Avaliação de Eficiência Orçamentária:

  • Realizar avaliações periódicas para analisar a eficiência no uso dos recursos financeiros.
  • Verificar se os gastos estão alinhados com os objetivos estratégicos e se os programas e projetos financiados estão gerando o impacto esperado.

4. Responsabilidades

• Setor de Planejamento Orçamentário: Coordenar a elaboração do orçamento, consolidar propostas setoriais e preparar a proposta final.
• Setores Operacionais: Fornecer estimativas de despesas, monitorar a execução de suas respectivas áreas e justificar solicitações adicionais.
• Setor Financeiro: Controlar a liberação de recursos, monitorar a execução orçamentária, elaborar relatórios e prestar contas aos órgãos de controle.
• Alta Administração: Aprovar o orçamento, supervisionar a execução e tomar decisões estratégicas relacionadas à alocação de recursos.

5. Notas Adicionais

• A gestão orçamentária e financeira deve estar alinhada com as melhores práticas de governança e com os princípios de responsabilidade fiscal.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir sua conformidade com as mudanças na legislação e nas práticas de gestão financeira pública.