Gestão de Correspondências Internas e Externas

 

1. Objetivo

Este procedimento tem como objetivo padronizar o processo de recebimento, distribuição e arquivamento de correspondências internas e externas, garantindo eficiência, controle e segurança na comunicação oficial da instituição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP se aplica a todos os colaboradores responsáveis pelo manuseio, registro e distribuição de correspondências no âmbito da instituição, tanto para documentos físicos quanto digitais.

3. Procedimentos

3.1. Recebimento de Correspondências

• 3.1.1. Recebimento Físico:

  • Todas as correspondências externas recebidas fisicamente devem ser registradas em um livro de protocolo ou sistema eletrônico de gestão de documentos.
  • Verificar se os dados do destinatário estão corretos, e inspecionar a correspondência para garantir que não está danificada.
  • No caso de correspondências confidenciais, encaminhá-las diretamente ao destinatário sem abertura ou registro.

• 3.1.2. Recebimento Eletrônico:

  • Correspondências recebidas por e-mail ou outros meios eletrônicos devem ser baixadas, classificadas e registradas no sistema de protocolo digital.
  • Manter uma cópia eletrônica arquivada, seguindo a política de armazenamento seguro de documentos da instituição.

3.2. Registro de Correspondências

• 3.2.1. Registro de Entrada:

  • Registrar cada correspondência recebida, seja interna ou externa, em um sistema de controle (manual ou eletrônico), incluindo as seguintes informações:
    • Data de recebimento.
    • Nome do remetente.
    • Nome do destinatário.
    • Descrição sucinta do conteúdo.
    • Número de protocolo único.
  • Para correspondências urgentes ou prioritárias, deve-se assinalar essa condição no registro.

• 3.2.2. Etiquetagem:

  • Após o registro, etiquetar a correspondência com o número de protocolo gerado para facilitar o rastreamento e monitoramento.

3.3. Distribuição de Correspondências

• 3.3.1. Correspondência Externa:

  • Verificar as informações e documentos necessários para a postagem de correspondências externas.
  • Agrupar correspondências por prioridade e tipo (ex: correspondência registrada, correspondência simples).
  • Enviar ao serviço de correios ou transportadora responsável. Registrar a data de envio e número de rastreamento, se aplicável.

• 3.3.2. Correspondência Interna:

  • Distribuir as correspondências internas de acordo com a rota de entrega estabelecida dentro da instituição.
  • Em caso de documentos sigilosos, a entrega deve ser feita diretamente ao destinatário, mediante assinatura de recebimento.
  • Para correspondências eletrônicas internas, enviar por e-mail oficial da instituição com confirmação de leitura, quando necessário.

3.4. Arquivamento de Correspondências

• 3.4.1. Arquivamento Físico:

  • Após a distribuição e, quando aplicável, a execução da ação solicitada, arquivar a correspondência física de acordo com o seu tipo:
    • Correspondência Geral: Arquivar em pastas classificadas por data ou assunto.
    • Correspondência Confidencial: Arquivar em pastas separadas e locais seguros, com acesso restrito.
  • Seguir as diretrizes da instituição quanto ao tempo de guarda de documentos e descarte adequado.

• 3.4.2. Arquivamento Eletrônico:

  • As correspondências eletrônicas devem ser armazenadas em servidores ou sistemas de armazenamento digital, com backups periódicos.
  • Classificar os arquivos eletrônicos por data, assunto, ou número de protocolo, facilitando o acesso e a rastreabilidade.
  • Implementar medidas de segurança para proteger correspondências confidenciais ou sensíveis (ex: criptografia).

3.5. Monitoramento e Controle

• 3.5.1. Acompanhamento de Correspondências:

  • Manter um sistema de rastreamento para correspondências registradas, prioritárias ou de caráter urgente.
  • Revisar regularmente o status das correspondências enviadas, para garantir que foram recebidas e tratadas adequadamente.

• 3.5.2. Relatório Mensal:

  • Elaborar relatórios mensais que detalhem o volume de correspondências recebidas, distribuídas e arquivadas, bem como qualquer irregularidade ou atraso identificado no processo.

3.6. Segurança e Confidencialidade

• 3.6.1. Documentos Sigilosos:

  • As correspondências identificadas como confidenciais ou sigilosas devem ser manuseadas apenas por pessoal autorizado.
  • Essas correspondências devem ser entregues diretamente ao destinatário e arquivadas em locais ou sistemas com acesso restrito.

• 3.6.2. Política de Retenção e Descarte:

  • Seguir as diretrizes da instituição quanto ao tempo de retenção de correspondências e à destruição segura de documentos físicos ou digitais ao término de sua validade legal ou administrativa.

4. Responsabilidades

• Responsável pelo Protocolo: Encaminhar, registrar e acompanhar todas as correspondências que entram e saem da instituição.
• Destinatários Internos: Retirar suas correspondências no local designado ou garantir que a correspondência foi recebida e tomar as ações necessárias.
• Equipe de Arquivo: Garantir que todas as correspondências, após tratadas, sejam arquivadas corretamente e que os documentos confidenciais estejam armazenados com segurança.

5. Notas Adicionais

• Qualquer extravio de correspondência deve ser imediatamente relatado ao responsável pelo protocolo, que tomará as medidas necessárias para rastrear e corrigir a situação.
• Este POP deve ser revisado regularmente para garantir que esteja em conformidade com as novas tecnologias ou mudanças nas normas de gerenciamento de documentos.