Publicação de Conteúdos no Website

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website oficial da instituição, garantindo que as informações divulgadas sejam precisas, atualizadas, e estejam alinhadas com a estratégia de comunicação da organização.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e colaboradores envolvidos na criação, revisão e publicação de conteúdos no website da instituição, abrangendo desde notícias, artigos, eventos, até atualizações de informações institucionais.

3. Procedimentos

3.1. Criação de Conteúdo

• 3.1.1. Identificação da Necessidade de Publicação:

  • Identificar a necessidade de publicação de novos conteúdos no website, como:
    • Notícias institucionais ou comunicados oficiais.
    • Eventos e lançamentos importantes.
    • Atualizações de políticas, produtos ou serviços.
    • Publicações de artigos, relatórios, ou conteúdo de interesse para o público.

• 3.1.2. Redação do Conteúdo:

  • O conteúdo deve ser escrito de forma clara, objetiva e adaptada ao público-alvo do site, considerando o tom institucional e as diretrizes de comunicação da instituição.
  • O conteúdo deve incluir:
    • Título: Claro e conciso, refletindo o tema principal da publicação.
    • Texto principal: Explicação detalhada ou descrição do tema, respeitando a estrutura definida pelo setor de comunicação.
    • Links relevantes: Para outros conteúdos relacionados, quando aplicável.
    • Imagens ou gráficos: Para ilustrar o conteúdo, desde que devidamente autorizados ou livres de direitos autorais.

• 3.1.3. Verificação de Direitos Autorais:

  • Qualquer conteúdo multimídia (fotos, vídeos, gráficos) utilizado no website deve ser verificado para garantir que esteja em conformidade com as leis de direitos autorais.
  • Utilizar apenas imagens de bancos de dados autorizados, ou solicitar a permissão para o uso de materiais de terceiros.

3.2. Revisão e Aprovação

• 3.2.1. Revisão de Conteúdo:

  • Após a criação, o conteúdo deve ser revisado por um membro da equipe de comunicação para garantir:
    • A clareza e correção gramatical.
    • Coerência com as diretrizes de estilo e comunicação da instituição.
    • Verificação de fatos e precisão das informações apresentadas.
  • A revisão também deve incluir a verificação de links, imagens e formatação de texto para garantir a adequação ao formato digital.

• 3.2.2. Aprovação pela Administração:

  • O conteúdo revisado deve ser submetido à alta administração ou ao setor responsável pela comunicação para aprovação final antes de ser publicado no website.
  • Em caso de conteúdos sensíveis ou de grande relevância, a aprovação deve incluir a revisão por setores jurídicos ou de conformidade, garantindo que as informações estejam em conformidade com as políticas institucionais e leis aplicáveis.

3.3. Publicação no Website

• 3.3.1. Preparação para Publicação:

  • O conteúdo aprovado deve ser formatado adequadamente para a plataforma do website, incluindo:
    • Formatação de texto: Ajustes em cabeçalhos, parágrafos e listas, para garantir uma apresentação clara e fácil de ler.
    • Inserção de multimídia: Upload de imagens, vídeos e outros materiais de apoio, conforme necessário.
    • Tags e Categorias: Aplicar tags e categorias apropriadas ao conteúdo, facilitando a navegação e a busca no site.

• 3.3.2. Publicação:

  • Utilizar o sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) da instituição para realizar a publicação do conteúdo.
  • Definir a data e o horário de publicação, se necessário, garantindo que o conteúdo seja publicado conforme o calendário editorial ou plano de comunicação.
  • Testar o conteúdo publicado para verificar a exibição correta em diferentes navegadores e dispositivos (computadores, tablets, smartphones).

• 3.3.3. Atualização de Conteúdo:

  • Para conteúdos que precisam ser atualizados periodicamente, como calendários de eventos ou relatórios, o setor de comunicação deve programar revisões regulares.
  • Quando informações importantes forem alteradas ou novas informações surgirem, o conteúdo deve ser atualizado rapidamente para garantir que o público tenha acesso a informações precisas e atualizadas.

3.4. Monitoramento de Performance

• 3.4.1. Monitoramento de Métricas:

  • Após a publicação, utilizar ferramentas de análise de tráfego (como Google Analytics ou outras plataformas de monitoramento de sites) para medir o desempenho do conteúdo publicado.
  • Monitorar:
    • Número de visualizações.
    • Taxa de cliques (CTR).
    • Tempo de permanência na página.
    • Interações com o conteúdo (comentários, compartilhamentos, etc.).

• 3.4.2. Avaliação de Impacto:

  • Com base nas métricas coletadas, avaliar o impacto e o alcance do conteúdo publicado, e ajustar as estratégias de publicação conforme necessário.
  • A equipe de comunicação deve realizar reuniões periódicas para discutir os resultados e identificar melhorias no processo de criação e publicação de conteúdo.

3.5. Gerenciamento de Comentários e Interações

• 3.5.1. Moderação de Comentários:

  • Se o website permitir comentários dos usuários, estabelecer uma política de moderação de comentários para garantir que as discussões sejam respeitosas e pertinentes ao tema do conteúdo.
  • A moderação deve remover comentários ofensivos, spam, ou que violem as diretrizes da instituição.

• 3.5.2. Respostas a Perguntas e Interações:

  • A equipe de comunicação deve monitorar as interações com o público, respondendo perguntas, esclarecendo dúvidas e interagindo de forma proativa com os usuários, quando apropriado.
  • Garantir que as respostas sejam rápidas e coerentes com a postura institucional.

3.6. Arquivamento e Auditoria

• 3.6.1. Arquivamento de Conteúdos:

  • Manter um arquivo digital de todos os conteúdos publicados no website, incluindo versões anteriores de conteúdos atualizados ou removidos.
  • Esse arquivo deve estar disponível para referência interna e auditorias, caso necessário.

• 3.6.2. Auditoria Periódica de Conteúdos:

  • Realizar auditorias periódicas dos conteúdos publicados para verificar a relevância e precisão das informações, removendo ou atualizando conteúdos desatualizados.
  • Garantir que todo o conteúdo publicado esteja em conformidade com as normas institucionais e regulatórias.

4. Responsabilidades

• Equipe de Comunicação: Responsável pela criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website, além de monitorar a performance dos conteúdos e gerenciar interações com o público.
• Setor de TI: Dar suporte técnico à plataforma do website, garantindo seu funcionamento adequado e a segurança dos dados.
• Alta Administração: Aprovar conteúdos estratégicos e garantir que a comunicação institucional esteja alinhada com os objetivos da organização.
• Setor Jurídico (se aplicável): Revisar conteúdos sensíveis ou relacionados a regulamentações, garantindo conformidade legal.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que o processo de publicação de conteúdos no website esteja atualizado com as melhores práticas de comunicação digital e com as mudanças tecnológicas.
• A segurança dos dados e a proteção da privacidade dos usuários do site devem ser sempre priorizadas em conformidade com as leis vigentes.