Publicação de Conteúdos no Website

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website oficial da instituição, garantindo que as informações divulgadas sejam precisas, atualizadas, e estejam alinhadas com a estratégia de comunicação da organização.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e colaboradores envolvidos na criação, revisão e publicação de conteúdos no website da instituição, abrangendo desde notícias, artigos, eventos, até atualizações de informações institucionais.

3. Procedimentos

3.1. Criação de Conteúdo

• 3.1.1. Identificação da Necessidade de Publicação:

  • Identificar a necessidade de publicação de novos conteúdos no website, como:
    • Notícias institucionais ou comunicados oficiais.
    • Eventos e lançamentos importantes.
    • Atualizações de políticas, produtos ou serviços.
    • Publicações de artigos, relatórios, ou conteúdo de interesse para o público.

• 3.1.2. Redação do Conteúdo:

  • O conteúdo deve ser escrito de forma clara, objetiva e adaptada ao público-alvo do site, considerando o tom institucional e as diretrizes de comunicação da instituição.
  • O conteúdo deve incluir:
    • Título: Claro e conciso, refletindo o tema principal da publicação.
    • Texto principal: Explicação detalhada ou descrição do tema, respeitando a estrutura definida pelo setor de comunicação.
    • Links relevantes: Para outros conteúdos relacionados, quando aplicável.
    • Imagens ou gráficos: Para ilustrar o conteúdo, desde que devidamente autorizados ou livres de direitos autorais.

• 3.1.3. Verificação de Direitos Autorais:

  • Qualquer conteúdo multimídia (fotos, vídeos, gráficos) utilizado no website deve ser verificado para garantir que esteja em conformidade com as leis de direitos autorais.
  • Utilizar apenas imagens de bancos de dados autorizados, ou solicitar a permissão para o uso de materiais de terceiros.

3.2. Revisão e Aprovação

• 3.2.1. Revisão de Conteúdo:

  • Após a criação, o conteúdo deve ser revisado por um membro da equipe de comunicação para garantir:
    • A clareza e correção gramatical.
    • Coerência com as diretrizes de estilo e comunicação da instituição.
    • Verificação de fatos e precisão das informações apresentadas.
  • A revisão também deve incluir a verificação de links, imagens e formatação de texto para garantir a adequação ao formato digital.

• 3.2.2. Aprovação pela Administração:

  • O conteúdo revisado deve ser submetido à alta administração ou ao setor responsável pela comunicação para aprovação final antes de ser publicado no website.
  • Em caso de conteúdos sensíveis ou de grande relevância, a aprovação deve incluir a revisão por setores jurídicos ou de conformidade, garantindo que as informações estejam em conformidade com as políticas institucionais e leis aplicáveis.

3.3. Publicação no Website

• 3.3.1. Preparação para Publicação:

  • O conteúdo aprovado deve ser formatado adequadamente para a plataforma do website, incluindo:
    • Formatação de texto: Ajustes em cabeçalhos, parágrafos e listas, para garantir uma apresentação clara e fácil de ler.
    • Inserção de multimídia: Upload de imagens, vídeos e outros materiais de apoio, conforme necessário.
    • Tags e Categorias: Aplicar tags e categorias apropriadas ao conteúdo, facilitando a navegação e a busca no site.

• 3.3.2. Publicação:

  • Utilizar o sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) da instituição para realizar a publicação do conteúdo.
  • Definir a data e o horário de publicação, se necessário, garantindo que o conteúdo seja publicado conforme o calendário editorial ou plano de comunicação.
  • Testar o conteúdo publicado para verificar a exibição correta em diferentes navegadores e dispositivos (computadores, tablets, smartphones).

• 3.3.3. Atualização de Conteúdo:

  • Para conteúdos que precisam ser atualizados periodicamente, como calendários de eventos ou relatórios, o setor de comunicação deve programar revisões regulares.
  • Quando informações importantes forem alteradas ou novas informações surgirem, o conteúdo deve ser atualizado rapidamente para garantir que o público tenha acesso a informações precisas e atualizadas.

3.4. Monitoramento de Performance

• 3.4.1. Monitoramento de Métricas:

  • Após a publicação, utilizar ferramentas de análise de tráfego (como Google Analytics ou outras plataformas de monitoramento de sites) para medir o desempenho do conteúdo publicado.
  • Monitorar:
    • Número de visualizações.
    • Taxa de cliques (CTR).
    • Tempo de permanência na página.
    • Interações com o conteúdo (comentários, compartilhamentos, etc.).

• 3.4.2. Avaliação de Impacto:

  • Com base nas métricas coletadas, avaliar o impacto e o alcance do conteúdo publicado, e ajustar as estratégias de publicação conforme necessário.
  • A equipe de comunicação deve realizar reuniões periódicas para discutir os resultados e identificar melhorias no processo de criação e publicação de conteúdo.

3.5. Gerenciamento de Comentários e Interações

• 3.5.1. Moderação de Comentários:

  • Se o website permitir comentários dos usuários, estabelecer uma política de moderação de comentários para garantir que as discussões sejam respeitosas e pertinentes ao tema do conteúdo.
  • A moderação deve remover comentários ofensivos, spam, ou que violem as diretrizes da instituição.

• 3.5.2. Respostas a Perguntas e Interações:

  • A equipe de comunicação deve monitorar as interações com o público, respondendo perguntas, esclarecendo dúvidas e interagindo de forma proativa com os usuários, quando apropriado.
  • Garantir que as respostas sejam rápidas e coerentes com a postura institucional.

3.6. Arquivamento e Auditoria

• 3.6.1. Arquivamento de Conteúdos:

  • Manter um arquivo digital de todos os conteúdos publicados no website, incluindo versões anteriores de conteúdos atualizados ou removidos.
  • Esse arquivo deve estar disponível para referência interna e auditorias, caso necessário.

• 3.6.2. Auditoria Periódica de Conteúdos:

  • Realizar auditorias periódicas dos conteúdos publicados para verificar a relevância e precisão das informações, removendo ou atualizando conteúdos desatualizados.
  • Garantir que todo o conteúdo publicado esteja em conformidade com as normas institucionais e regulatórias.

4. Responsabilidades

• Equipe de Comunicação: Responsável pela criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website, além de monitorar a performance dos conteúdos e gerenciar interações com o público.
• Setor de TI: Dar suporte técnico à plataforma do website, garantindo seu funcionamento adequado e a segurança dos dados.
• Alta Administração: Aprovar conteúdos estratégicos e garantir que a comunicação institucional esteja alinhada com os objetivos da organização.
• Setor Jurídico (se aplicável): Revisar conteúdos sensíveis ou relacionados a regulamentações, garantindo conformidade legal.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que o processo de publicação de conteúdos no website esteja atualizado com as melhores práticas de comunicação digital e com as mudanças tecnológicas.
• A segurança dos dados e a proteção da privacidade dos usuários do site devem ser sempre priorizadas em conformidade com as leis vigentes.

Gerenciamento de Relações com a Mídia

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de gerenciamento de relações com a mídia, garantindo a preparação eficaz de comunicados à imprensa, a realização de entrevistas e a organização de conferências de imprensa, de forma a transmitir informações oficiais da instituição de maneira clara, precisa e alinhada com suas estratégias de comunicação.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e setores da instituição que lidam com a mídia e participam da preparação e divulgação de informações oficiais para veículos de comunicação. Ele abrange desde a elaboração de comunicados à imprensa até a gestão de entrevistas e eventos com jornalistas.

3. Procedimentos

3.1. Preparação de Comunicados à Imprensa

• 3.1.1. Identificação da Necessidade do Comunicado:

  • Determinar quando um comunicado à imprensa é necessário, como em casos de:
    • Novidades institucionais, lançamentos de programas ou projetos.
    • Crises ou incidentes que afetam a imagem da instituição.
    • Atualizações de políticas ou decisões relevantes para o público.

• 3.1.2. Redação do Comunicado:

  • O comunicado deve seguir um formato padrão com os seguintes elementos:
    • Título Claro: Resumir a mensagem principal em uma frase curta e impactante.
    • Introdução: Apresentar as informações mais importantes de maneira objetiva, respondendo às perguntas essenciais (o quê, quem, quando, onde e por quê).
    • Corpo do Texto: Incluir detalhes sobre o anúncio, explicações adicionais e citações de autoridades da instituição, quando aplicável.
    • Contato para Imprensa: Fornecer os detalhes de contato da pessoa ou equipe de comunicação responsável por atender a mídia.
  • A linguagem do comunicado deve ser formal, clara e acessível, evitando jargões técnicos.

• 3.1.3. Aprovação Interna:

  • O comunicado deve ser revisado e aprovado pela alta administração antes de ser enviado à mídia. Garantir que todas as informações estejam corretas e alinhadas com a estratégia de comunicação da instituição.

• 3.1.4. Envio do Comunicado:

  • O comunicado à imprensa deve ser distribuído para uma lista de contatos da mídia, utilizando e-mails corporativos ou plataformas específicas de divulgação de comunicados de imprensa.
  • Assegurar que o comunicado seja enviado simultaneamente a todos os veículos de comunicação relevantes, garantindo igualdade de acesso às informações.

3.2. Gerenciamento de Entrevistas com a Mídia

• 3.2.1. Solicitação de Entrevistas:

  • Toda solicitação de entrevista deve ser registrada pela equipe de comunicação e encaminhada à pessoa ou setor mais apropriado da instituição.
  • Avaliar o objetivo da entrevista, o perfil do veículo de comunicação e a relevância da pauta para a instituição.

• 3.2.2. Preparação do Porta-Voz:

  • O porta-voz designado para a entrevista deve ser preparado previamente, garantindo que esteja familiarizado com o tema e alinhado com as mensagens-chave da instituição.
  • A equipe de comunicação deve fornecer um briefing ao porta-voz, contendo:
    • Informações sobre o jornalista e o veículo de comunicação.
    • Perguntas prováveis e respostas sugeridas.
    • Mensagens principais que a instituição deseja transmitir.

• 3.2.3. Realização da Entrevista:

  • Durante a entrevista, o porta-voz deve:
    • Manter o foco nas mensagens principais.
    • Responder objetivamente às perguntas, evitando compartilhar informações confidenciais ou especulativas.
    • Controlar o tom e a linguagem corporal, garantindo uma postura profissional e confiável.

• 3.2.4. Acompanhamento Pós-Entrevista:

  • Após a entrevista, a equipe de comunicação deve acompanhar a publicação da matéria para garantir que as informações foram corretamente divulgadas.
  • Se necessário, emitir uma nota de esclarecimento ou correção, caso a cobertura contenha erros ou distorções significativas.

3.3. Organização de Conferências de Imprensa

• 3.3.1. Identificação da Necessidade de uma Conferência de Imprensa:

  • Decidir pela realização de uma conferência de imprensa em situações que exijam uma comunicação pública mais ampla e direta, como:
    • Anúncios de grande impacto.
    • Respostas a crises ou incidentes.
    • Lançamento de projetos institucionais de grande relevância.

• 3.3.2. Preparação Logística:

  • Escolher o local adequado para a conferência de imprensa, considerando:
    • Acesso fácil para jornalistas.
    • Equipamentos necessários, como microfones, projetores e câmeras.
    • Espaço suficiente para acomodar a imprensa e outros convidados.
  • Preparar um kit de imprensa, contendo:
    • Comunicados à imprensa e materiais de apoio.
    • Citações oficiais e dados relevantes.
    • Informações sobre o tema a ser abordado.

• 3.3.3. Convite à Imprensa:

  • Enviar convites oficiais para os veículos de comunicação, informando a data, horário e local da conferência, bem como o tema principal a ser abordado.
  • Garantir que os principais veículos de mídia recebam o convite com antecedência suficiente para que possam comparecer.

• 3.3.4. Condução da Conferência:

  • O evento deve ser conduzido pelo porta-voz oficial da instituição, que deve:
    • Fazer uma breve apresentação inicial, destacando as informações mais importantes.
    • Responder perguntas dos jornalistas de maneira clara e objetiva.
    • Controlar o tempo da conferência e evitar discussões que desviem o foco principal.
  • A equipe de comunicação deve estar presente para dar suporte ao porta-voz e fornecer informações complementares, quando necessário.

3.4. Monitoramento e Resposta a Mídia

• 3.4.1. Monitoramento da Cobertura da Mídia:

  • Monitorar a cobertura midiática dos comunicados, entrevistas e conferências de imprensa para avaliar a repercussão e identificar possíveis problemas ou distorções.
  • Utilizar ferramentas de clipping ou plataformas de monitoramento para rastrear menções à instituição na mídia.

• 3.4.2. Resposta a Notícias Negativas ou Crises:

  • Em caso de cobertura negativa ou crises midiáticas, a equipe de comunicação deve:
    • Avaliar rapidamente a situação e determinar se é necessária uma resposta oficial.
    • Elaborar uma resposta estratégica, que pode ser um comunicado oficial, uma nota de esclarecimento ou a organização de uma nova entrevista ou conferência de imprensa.
    • Garantir que a resposta seja clara, precisa e ofereça soluções ou esclarecimentos que minimizem o impacto negativo.

3.5. Gestão de Crises de Imagem

• 3.5.1. Criação de um Comitê de Gerenciamento de Crises:

  • Estabelecer um comitê de crise, composto por membros da alta administração e da equipe de comunicação, responsável por tomar decisões rápidas em situações de crise.
  • O comitê deve avaliar as informações disponíveis, definir a estratégia de comunicação e coordenar a resposta com a mídia.

• 3.5.2. Comunicação Transparente:

  • Durante crises, é fundamental manter uma comunicação transparente com a mídia e o público, evitando esconder informações críticas ou fornecer declarações especulativas.
  • As mensagens devem ser consistentes, com foco em soluções e na proteção da imagem institucional.

3.6. Avaliação e Melhoria Contínua

• 3.6.1. Avaliação Pós-Comunicação:

  • Após cada comunicado, entrevista ou conferência de imprensa, a equipe de comunicação deve realizar uma avaliação do impacto e da eficácia das ações, considerando:
    • O alcance da mensagem.
    • O feedback recebido da mídia.
    • O impacto na imagem institucional.

• 3.6.2. Revisão de Estratégias de Comunicação:

  • Utilizar os resultados das avaliações para ajustar e melhorar as estratégias de comunicação com a mídia, identificando áreas de melhoria e oportunidades para aumentar a eficiência na transmissão de informações.

4. Responsabilidades

• Equipe de Comunicação: Responsável pela preparação dos comunicados, coordenação das entrevistas e conferências de imprensa, além do monitoramento e acompanhamento da repercussão midiática.
• Porta-Voz Oficial: Designado para representar a instituição perante a mídia, conduzir entrevistas e conferências de imprensa, e garantir que as mensagens sejam transmitidas de forma precisa e alinhada com os objetivos institucionais.
• Alta Administração: Aprovar os comunicados e participar de entrevistas e conferências de imprensa, conforme necessário, além de tomar decisões em casos de crise de imagem.