1. Objetivo
Este POP tem como objetivo padronizar o processo de gerenciamento de relações com a mídia, garantindo a preparação eficaz de comunicados à imprensa, a realização de entrevistas e a organização de conferências de imprensa, de forma a transmitir informações oficiais da instituição de maneira clara, precisa e alinhada com suas estratégias de comunicação.
2. Âmbito de Aplicação
Este POP aplica-se a todos os funcionários e setores da instituição que lidam com a mídia e participam da preparação e divulgação de informações oficiais para veículos de comunicação. Ele abrange desde a elaboração de comunicados à imprensa até a gestão de entrevistas e eventos com jornalistas.
3. Procedimentos
3.1. Preparação de Comunicados à Imprensa
3.1.1. Identificação da Necessidade do Comunicado:
- Determinar quando um comunicado à imprensa é necessário, como em casos de:
- Novidades institucionais, lançamentos de programas ou projetos.
- Crises ou incidentes que afetam a imagem da instituição.
- Atualizações de políticas ou decisões relevantes para o público.
- Determinar quando um comunicado à imprensa é necessário, como em casos de:
3.1.2. Redação do Comunicado:
- O comunicado deve seguir um formato padrão com os seguintes elementos:
- Título Claro: Resumir a mensagem principal em uma frase curta e impactante.
- Introdução: Apresentar as informações mais importantes de maneira objetiva, respondendo às perguntas essenciais (o quê, quem, quando, onde e por quê).
- Corpo do Texto: Incluir detalhes sobre o anúncio, explicações adicionais e citações de autoridades da instituição, quando aplicável.
- Contato para Imprensa: Fornecer os detalhes de contato da pessoa ou equipe de comunicação responsável por atender a mídia.
- A linguagem do comunicado deve ser formal, clara e acessível, evitando jargões técnicos.
- O comunicado deve seguir um formato padrão com os seguintes elementos:
3.1.3. Aprovação Interna:
- O comunicado deve ser revisado e aprovado pela alta administração antes de ser enviado à mídia. Garantir que todas as informações estejam corretas e alinhadas com a estratégia de comunicação da instituição.
3.1.4. Envio do Comunicado:
- O comunicado à imprensa deve ser distribuído para uma lista de contatos da mídia, utilizando e-mails corporativos ou plataformas específicas de divulgação de comunicados de imprensa.
- Assegurar que o comunicado seja enviado simultaneamente a todos os veículos de comunicação relevantes, garantindo igualdade de acesso às informações.
3.2. Gerenciamento de Entrevistas com a Mídia
3.2.1. Solicitação de Entrevistas:
- Toda solicitação de entrevista deve ser registrada pela equipe de comunicação e encaminhada à pessoa ou setor mais apropriado da instituição.
- Avaliar o objetivo da entrevista, o perfil do veículo de comunicação e a relevância da pauta para a instituição.
3.2.2. Preparação do Porta-Voz:
- O porta-voz designado para a entrevista deve ser preparado previamente, garantindo que esteja familiarizado com o tema e alinhado com as mensagens-chave da instituição.
- A equipe de comunicação deve fornecer um briefing ao porta-voz, contendo:
- Informações sobre o jornalista e o veículo de comunicação.
- Perguntas prováveis e respostas sugeridas.
- Mensagens principais que a instituição deseja transmitir.
3.2.3. Realização da Entrevista:
- Durante a entrevista, o porta-voz deve:
- Manter o foco nas mensagens principais.
- Responder objetivamente às perguntas, evitando compartilhar informações confidenciais ou especulativas.
- Controlar o tom e a linguagem corporal, garantindo uma postura profissional e confiável.
- Durante a entrevista, o porta-voz deve:
3.2.4. Acompanhamento Pós-Entrevista:
- Após a entrevista, a equipe de comunicação deve acompanhar a publicação da matéria para garantir que as informações foram corretamente divulgadas.
- Se necessário, emitir uma nota de esclarecimento ou correção, caso a cobertura contenha erros ou distorções significativas.
3.3. Organização de Conferências de Imprensa
3.3.1. Identificação da Necessidade de uma Conferência de Imprensa:
- Decidir pela realização de uma conferência de imprensa em situações que exijam uma comunicação pública mais ampla e direta, como:
- Anúncios de grande impacto.
- Respostas a crises ou incidentes.
- Lançamento de projetos institucionais de grande relevância.
- Decidir pela realização de uma conferência de imprensa em situações que exijam uma comunicação pública mais ampla e direta, como:
3.3.2. Preparação Logística:
- Escolher o local adequado para a conferência de imprensa, considerando:
- Acesso fácil para jornalistas.
- Equipamentos necessários, como microfones, projetores e câmeras.
- Espaço suficiente para acomodar a imprensa e outros convidados.
- Preparar um kit de imprensa, contendo:
- Comunicados à imprensa e materiais de apoio.
- Citações oficiais e dados relevantes.
- Informações sobre o tema a ser abordado.
- Escolher o local adequado para a conferência de imprensa, considerando:
3.3.3. Convite à Imprensa:
- Enviar convites oficiais para os veículos de comunicação, informando a data, horário e local da conferência, bem como o tema principal a ser abordado.
- Garantir que os principais veículos de mídia recebam o convite com antecedência suficiente para que possam comparecer.
3.3.4. Condução da Conferência:
- O evento deve ser conduzido pelo porta-voz oficial da instituição, que deve:
- Fazer uma breve apresentação inicial, destacando as informações mais importantes.
- Responder perguntas dos jornalistas de maneira clara e objetiva.
- Controlar o tempo da conferência e evitar discussões que desviem o foco principal.
- A equipe de comunicação deve estar presente para dar suporte ao porta-voz e fornecer informações complementares, quando necessário.
- O evento deve ser conduzido pelo porta-voz oficial da instituição, que deve:
3.4. Monitoramento e Resposta a Mídia
3.4.1. Monitoramento da Cobertura da Mídia:
- Monitorar a cobertura midiática dos comunicados, entrevistas e conferências de imprensa para avaliar a repercussão e identificar possíveis problemas ou distorções.
- Utilizar ferramentas de clipping ou plataformas de monitoramento para rastrear menções à instituição na mídia.
3.4.2. Resposta a Notícias Negativas ou Crises:
- Em caso de cobertura negativa ou crises midiáticas, a equipe de comunicação deve:
- Avaliar rapidamente a situação e determinar se é necessária uma resposta oficial.
- Elaborar uma resposta estratégica, que pode ser um comunicado oficial, uma nota de esclarecimento ou a organização de uma nova entrevista ou conferência de imprensa.
- Garantir que a resposta seja clara, precisa e ofereça soluções ou esclarecimentos que minimizem o impacto negativo.
- Em caso de cobertura negativa ou crises midiáticas, a equipe de comunicação deve:
3.5. Gestão de Crises de Imagem
3.5.1. Criação de um Comitê de Gerenciamento de Crises:
- Estabelecer um comitê de crise, composto por membros da alta administração e da equipe de comunicação, responsável por tomar decisões rápidas em situações de crise.
- O comitê deve avaliar as informações disponíveis, definir a estratégia de comunicação e coordenar a resposta com a mídia.
3.5.2. Comunicação Transparente:
- Durante crises, é fundamental manter uma comunicação transparente com a mídia e o público, evitando esconder informações críticas ou fornecer declarações especulativas.
- As mensagens devem ser consistentes, com foco em soluções e na proteção da imagem institucional.
3.6. Avaliação e Melhoria Contínua
3.6.1. Avaliação Pós-Comunicação:
- Após cada comunicado, entrevista ou conferência de imprensa, a equipe de comunicação deve realizar uma avaliação do impacto e da eficácia das ações, considerando:
- O alcance da mensagem.
- O feedback recebido da mídia.
- O impacto na imagem institucional.
- Após cada comunicado, entrevista ou conferência de imprensa, a equipe de comunicação deve realizar uma avaliação do impacto e da eficácia das ações, considerando:
3.6.2. Revisão de Estratégias de Comunicação:
- Utilizar os resultados das avaliações para ajustar e melhorar as estratégias de comunicação com a mídia, identificando áreas de melhoria e oportunidades para aumentar a eficiência na transmissão de informações.
4. Responsabilidades
- Equipe de Comunicação: Responsável pela preparação dos comunicados, coordenação das entrevistas e conferências de imprensa, além do monitoramento e acompanhamento da repercussão midiática.
- Porta-Voz Oficial: Designado para representar a instituição perante a mídia, conduzir entrevistas e conferências de imprensa, e garantir que as mensagens sejam transmitidas de forma precisa e alinhada com os objetivos institucionais.
- Alta Administração: Aprovar os comunicados e participar de entrevistas e conferências de imprensa, conforme necessário, além de tomar decisões em casos de crise de imagem.
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