Lista Procedimentos Operacionais Padrão

 Uma instituição estatal, especialmente em um contexto de governança e administração pública, deve ter um conjunto abrangente de POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) para garantir a eficiência, a conformidade legal e a prestação de serviços de qualidade. Abaixo estão alguns exemplos de POPs que uma instituição pública pode implementar

1. POP de Gestão Administrativa

• Gestão de Correspondências: Procedimento para recebimento, distribuição e arquivamento de correspondências internas e externas.
• Gestão de Documentos e Arquivos: Procedimento para criação, armazenamento, acesso e eliminação de documentos institucionais.
• Controle de Estoques e Materiais: Procedimento para requisitar, armazenar e distribuir materiais e suprimentos.
• Processo de Contratação e Licitações: Procedimento para abertura e avaliação de licitações, contratação de fornecedores e serviços.
• Gestão de Ativos e Manutenção de Equipamentos: Procedimento para controle, manutenção e reparo de bens e equipamentos institucionais.

2. POP de Recursos Humanos

• Processo de Recrutamento e Seleção: Procedimento para abrir vagas, avaliar candidatos e realizar contratações.
• Avaliação de Desempenho: Procedimento para avaliar o desempenho dos funcionários, com critérios e etapas específicas.
• Controle de Ponto e Frequência: Procedimento para registrar e monitorar a frequência e assiduidade dos funcionários.
• Treinamento e Desenvolvimento de Funcionários: Procedimento para organizar programas de capacitação e treinamentos internos ou externos.
• Gestão de Folha de Pagamento: Procedimento para calcular e processar a folha de pagamento dos servidores públicos.

3. POP de Atendimento ao Público

• Atendimento Presencial ao Cidadão: Procedimento para receber e tratar demandas de cidadãos que buscam serviços da instituição.
• Atendimento Telefônico e Online: Procedimento para prestar informações e suporte aos cidadãos por telefone ou via digital.
• Gestão de Reclamações e Sugestões: Procedimento para receber, registrar e responder a queixas ou sugestões do público.
• Organização de Eventos Públicos: Procedimento para organizar e coordenar eventos, audiências públicas ou consultas populares.

4. POP de Processos Internos e Políticas Públicas

• Desenvolvimento de Políticas Públicas: Procedimento para a criação, implementação e avaliação de políticas públicas, programas e projetos.
• Monitoramento e Avaliação de Programas: Procedimento para monitorar e avaliar o impacto dos programas públicos implementados pela instituição.
• Gestão Orçamentária e Financeira: Procedimento para a elaboração do orçamento, controle de despesas e prestação de contas.
• Controle de Qualidade e Auditoria Interna: Procedimento para realizar auditorias internas e garantir a conformidade dos processos com as leis e regulamentos.

5. POP de Viagens e Missões Oficiais

• Autorização de Viagens: Procedimento para solicitar, autorizar e organizar viagens a serviço da instituição, incluindo viagens internacionais.
• Prestação de Contas de Viagens: Procedimento para documentar e justificar as despesas realizadas durante missões ou viagens a serviço.

6. POP de Segurança e Infraestrutura

• Gestão de Segurança da Informação: Procedimento para proteção de dados, confidencialidade e segurança dos sistemas de TI da instituição.
• Planos de Evacuação e Segurança Física: Procedimento para emergências, como incêndios ou desastres naturais, e segurança no ambiente de trabalho.
• Controle de Acesso e Segurança Predial: Procedimento para controlar o acesso às instalações da instituição e monitorar a entrada e saída de pessoas.

7. POP de Comunicação e Imprensa

• Gerenciamento de Relações com a Mídia: Procedimento para a preparação de comunicados à imprensa, entrevistas e conferências de imprensa.
• Publicação de Conteúdos no Website: Procedimento para criação, aprovação e publicação de conteúdos informativos no site oficial da instituição.
• Gestão de Redes Sociais: Procedimento para criar, monitorar e gerenciar a presença da instituição nas redes sociais.

8. POP de Compras e Licitações

• Solicitação de Compras: Procedimento para realizar solicitações de compras de materiais e serviços.
• Processamento de Pagamentos: Procedimento para processamento de faturas e pagamentos aos fornecedores.
• Contratação de Serviços Terceirizados: Procedimento para contratação e gestão de contratos com fornecedores de serviços.

9. POP de Relatórios e Monitoramento

• Elaboração de Relatórios Anuais: Procedimento para a coleta de dados e elaboração de relatórios de atividades e resultados institucionais anuais.
• Relatórios de Prestação de Contas: Procedimento para compilar e apresentar informações financeiras e operacionais para órgãos fiscalizadores ou o público.

10. POP de Governança e Compliance

• Cumprimento de Normas e Regulações: Procedimento para garantir que todas as atividades da instituição estejam de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.
• Gestão de Conflitos de Interesse: Procedimento para identificar e mitigar conflitos de interesse entre servidores públicos e suas atribuições.
• Processo de Transparência e Acesso à Informação: Procedimento para atender solicitações de informações públicas e garantir a transparência da administração pública.

11. POP de Governança Corporativa

• Gestão de Comitês e Conselhos: Procedimento para organizar, convocar e conduzir reuniões de conselhos e comitês, incluindo a documentação de decisões e resoluções.
• Política de Conflito de Interesses: Procedimento para identificar, gerenciar e reportar conflitos de interesse entre servidores públicos, fornecedores e contratantes.
• Gestão de Ética e Conduta Profissional: Procedimento para garantir o cumprimento dos códigos de ética e de conduta profissional por parte dos funcionários.

12. POP de Auditoria e Controle Interno

• Auditoria de Processos Internos: Procedimento para revisar e auditar processos e procedimentos operacionais, verificando sua conformidade com normas e regulamentos.
• Gestão de Riscos Institucionais: Procedimento para identificar, avaliar e mitigar riscos financeiros, operacionais e reputacionais.
• Controle de Conformidade Regulatória: Procedimento para garantir que as operações da instituição estejam em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis.

13. POP de Sustentabilidade e Meio Ambiente

• Gestão de Resíduos Sólidos: Procedimento para coleta, separação, armazenamento e descarte correto de resíduos sólidos dentro da instituição.
• Uso Racional de Recursos Naturais: Procedimento para a redução do consumo de água, energia e papel na instituição, promovendo práticas sustentáveis.
• Compra de Produtos Sustentáveis: Procedimento para a aquisição de materiais e produtos que atendam a critérios de sustentabilidade ambiental.

14. POP de TI e Segurança da Informação

• Gerenciamento de Senhas e Acesso: Procedimento para garantir o uso seguro de senhas e o controle de acesso aos sistemas de informação da instituição.
• Backup e Recuperação de Dados: Procedimento para a realização de backups regulares dos sistemas de TI e recuperação de dados em caso de falhas ou incidentes.
• Resposta a Incidentes de Segurança Cibernética: Procedimento para identificar, responder e mitigar ameaças e ataques cibernéticos, protegendo as informações da instituição.

15. POP de Atendimento ao Cidadão

• Atendimento Presencial: Procedimento para o atendimento direto ao público nas dependências da instituição, com foco em qualidade, eficiência e cortesia.
• Atendimento Digital (E-SIC ou Portal): Procedimento para atendimento e respostas a demandas feitas por meio de sistemas eletrônicos de informação ao cidadão.
• Ouvidoria e Transparência Pública: Procedimento para gerenciar a ouvidoria, garantindo que reclamações, sugestões e denúncias sejam tratadas de forma adequada.

16. POP de Eventos Institucionais

• Organização de Conferências e Seminários: Procedimento para planejar, organizar e executar conferências, seminários e workshops institucionais, incluindo logística, convites e divulgação.
• Gestão de Eventos Internacionais: Procedimento para organizar e coordenar eventos de caráter internacional, assegurando a conformidade com protocolos diplomáticos e governamentais.
• Coordenação de Visitas Oficiais: Procedimento para coordenar visitas de autoridades governamentais, diplomatas ou outros representantes, incluindo organização logística e segurança.

17. POP de Gestão de Projetos

• Planejamento de Projetos Institucionais: Procedimento para planejar, orçar e definir cronogramas de projetos estratégicos ou operacionais da instituição.
• Monitoramento e Avaliação de Projetos: Procedimento para monitorar o andamento de projetos e realizar avaliações periódicas para assegurar a realização de metas e prazos.
• Encerramento de Projetos: Procedimento para o encerramento formal de projetos, incluindo a entrega de relatórios finais, análise de resultados e lições aprendidas.

18. POP de Relações Internacionais e Cooperação

• Assinatura de Acordos e Memorandos de Entendimento: Procedimento para a elaboração, revisão e assinatura de acordos internacionais e memorandos de entendimento (MoUs).
• Coordenação de Parcerias Internacionais: Procedimento para gerenciar e coordenar parcerias com organizações internacionais, governos estrangeiros e ONGs.
• Participação em Missões Diplomáticas e Técnicas: Procedimento para organizar e enviar delegações ou funcionários para missões diplomáticas ou técnicas no exterior.

19. POP de Gestão de Crises e Emergências

• Plano de Resposta a Emergências: Procedimento para responder a emergências internas, como incêndios, inundações ou desastres naturais, garantindo a segurança dos funcionários e do público.
• Continuidade Operacional em Crises: Procedimento para garantir que os serviços essenciais da instituição continuem funcionando durante crises, como greves, desastres ou problemas técnicos graves.
• Gestão de Crises de Reputação: Procedimento para gerenciar crises de imagem ou reputação envolvendo a instituição, com respostas rápidas e coordenadas.

20. POP de Avaliação e Promoção de Funcionários

• Avaliação de Desempenho: Procedimento para avaliar o desempenho dos funcionários e sua adequação às funções, incluindo metas e feedback.
• Promoção de Servidores: Procedimento para avaliar e promover funcionários com base em critérios estabelecidos de mérito, desempenho e tempo de serviço.
• Gestão de Benefícios e Incentivos: Procedimento para a gestão de benefícios como planos de saúde, vales alimentação e transporte, além de programas de incentivo ao desempenho.

21. POP de Licitações e Contratos

• Processo de Licitação Pública: Procedimento para a organização de processos licitatórios, incluindo editais, avaliação de propostas e contratação de fornecedores.
• Gestão de Contratos com Fornecedores: Procedimento para gerenciar contratos com fornecedores e prestadores de serviços, assegurando conformidade com os termos acordados.
• Fiscalização de Obras e Serviços: Procedimento para monitorar a execução de obras e serviços contratados, garantindo que os prazos e padrões de qualidade sejam cumpridos.