Procedimentos para Viagem ao Exterior

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo garantir que as viagens ao exterior realizadas pelos colaboradores do IDN sejam organizadas de maneira eficiente, seguindo os trâmites administrativos e legais necessários, com foco em segurança, conformidade e representação profissional da instituição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP se aplica a todos os colaboradores do IDN que necessitam realizar viagens internacionais a trabalho, incluindo conferências, treinamentos, reuniões e missões oficiais.

3. Procedimentos

3.1. Planejamento e Autorização da Viagem

• 3.1.1. Solicitação de Viagem:

  • O colaborador que precisar realizar uma viagem ao exterior deve submeter uma solicitação formal por escrito, especificando os seguintes detalhes:
    • Objetivo da viagem.
    • Destino.
    • Datas de ida e volta.
    • Justificativa para a viagem e relevância para o IDN.
    • Custo estimado da viagem, incluindo passagens, hospedagem, alimentação e outras despesas.

• 3.1.2. Aprovação da Viagem:

  • A solicitação deve ser revisada e aprovada pela diretoria do IDN, levando em consideração a relevância e os benefícios da viagem para a instituição.
  • Uma vez aprovada, a viagem deve ser registrada nos arquivos do IDN para controle e monitoramento.

3.2. Preparação da Viagem

• 3.2.1. Documentação Necessária:

  • O colaborador deve garantir que todos os documentos de viagem estão em ordem:
    • Passaporte válido (verificar a validade mínima de 6 meses a partir da data de retorno).
    • Vistos necessários para o país de destino (se aplicável).
    • Autorizações de viagem oficiais do IDN.
    • Cópia do itinerário e confirmação das reservas (voos, hotéis, transporte).

• 3.2.2. Seguro de Viagem:

  • O colaborador deve obter um seguro de viagem internacional que cubra despesas médicas, acidentes, e outros riscos associados à viagem ao exterior.
  • O IDN deverá fornecer orientações sobre o tipo de seguro necessário e, se aplicável, realizar a contratação.

• 3.2.3. Organização de Logística:

  • Reservar as passagens aéreas e a hospedagem com antecedência, de acordo com o orçamento aprovado.
  • Organizar transporte terrestre, se necessário (transfer do aeroporto para o local de estadia, etc.).

3.3. Durante a Viagem

• 3.3.1. Representação da Instituição:

  • Durante a viagem, o colaborador deve manter comportamento profissional, representando o IDN de maneira apropriada e aderindo a protocolos locais e internacionais.
  • Participar de todas as reuniões, eventos ou atividades para os quais foi designado de forma ativa e proativa.

• 3.3.2. Comunicação com o IDN:

  • O colaborador deve manter comunicação regular com a instituição, informando sobre o progresso da viagem e reportando qualquer imprevisto ou situação crítica.
  • No caso de alterações no itinerário (mudanças de voo, estadia, etc.), essas devem ser comunicadas imediatamente ao superior direto.

3.4. Retorno e Relatório de Viagem

• 3.4.1. Relatório de Viagem:

  • Ao retornar, o colaborador deve elaborar um relatório detalhado da viagem, incluindo:
    • Objetivos alcançados.
    • Principais atividades realizadas.
    • Conclusões e implicações para o IDN.
    • Recomendações para ações futuras ou melhorias, se aplicável.
  • O relatório deve ser submetido à direção do IDN dentro de até 5 dias úteis após o retorno.

• 3.4.2. Prestação de Contas:

  • O colaborador deve apresentar uma prestação de contas de todas as despesas realizadas durante a viagem, com comprovantes anexados (passagens, hospedagem, alimentação, transporte local, etc.).
  • Quaisquer despesas não autorizadas previamente deverão ser justificadas no relatório de viagem.

4. Procedimentos de Segurança

• 4.1. Saúde e Vacinações:
  • Verificar se há exigências de vacinação para o país de destino e garantir que o colaborador cumpra todos os requisitos de saúde.
• 4.2. Contato de Emergência:
  • O colaborador deve fornecer à equipe de gestão do IDN informações de contato de emergência durante a viagem.
  • Em caso de emergência durante a viagem, o colaborador deve contatar a embaixada ou consulado do seu país de origem no país estrangeiro e informar imediatamente o IDN.

5. Notas Adicionais

• Qualquer viagem pessoal associada à viagem oficial (como extensão de estadia para turismo) deve ser informada previamente ao IDN e não poderá gerar custos adicionais para a instituição.
• O colaborador deve se familiarizar com as leis e regulamentos locais do país de destino, incluindo normas de segurança e conduta.