Gestão de Ativos e Manutenção de Equipamentos

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o controle, manutenção e reparo de bens e equipamentos institucionais, assegurando a preservação dos ativos, maximização da vida útil, eficiência operacional e redução de custos de reposição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os setores e colaboradores responsáveis pela gestão, utilização e manutenção dos bens e equipamentos da instituição.

3. Procedimentos

3.1. Controle de Ativos

• 3.1.1. Cadastro de Ativos:

  • Todos os bens e equipamentos adquiridos pela instituição devem ser cadastrados em um sistema de gestão de ativos, contendo:
    • Descrição detalhada do ativo.
    • Número de patrimônio ou identificação única.
    • Data de aquisição.
    • Valor de aquisição.
    • Local de uso ou armazenamento.
    • Responsável pelo uso ou manutenção.
  • Sempre que um novo ativo for adquirido, ele deve ser etiquetado com o número de patrimônio para fácil identificação e controle.

• 3.1.2. Registro de Movimentações:

  • Qualquer movimentação de ativos (transferência de um setor para outro, por exemplo) deve ser registrada no sistema de gestão, incluindo:
    • Data da movimentação.
    • Setor de origem e destino.
    • Motivo da movimentação.
    • Responsável pela solicitação e recepção do ativo.

• 3.1.3. Inventário de Ativos:

  • Realizar inventários periódicos dos bens e equipamentos para verificar a integridade, localização e condições de uso.
  • O inventário deve ser realizado ao menos uma vez por ano, ou conforme a necessidade, para garantir que os registros estejam atualizados.

3.2. Manutenção Preventiva

• 3.2.1. Planejamento de Manutenção:

  • Criar um plano de manutenção preventiva para os equipamentos mais críticos ou com maior risco de falhas, definindo:
    • Frequência de manutenção (mensal, trimestral, anual).
    • Tipo de manutenção a ser realizada (limpeza, calibração, substituição de peças, etc.).
    • Lista de equipamentos sob manutenção programada.
  • Registrar no sistema todas as datas e tipos de manutenções agendadas.

• 3.2.2. Execução da Manutenção Preventiva:

  • Executar a manutenção preventiva conforme o cronograma estabelecido, assegurando que seja realizada por técnicos qualificados ou empresas especializadas.
  • Durante a manutenção, verificar o estado geral dos equipamentos e realizar ajustes ou reparos que possam ser necessários para evitar falhas futuras.

• 3.2.3. Registro de Manutenção:

  • Após cada manutenção preventiva, registrar no sistema:
    • Data da manutenção.
    • Tipo de serviço realizado.
    • Nome do técnico responsável.
    • Condições do equipamento após a manutenção.
    • Peças substituídas, se houver.

3.3. Manutenção Corretiva

• 3.3.1. Identificação de Defeitos:

  • Caso um equipamento apresente falhas ou defeitos, o setor ou colaborador responsável pelo equipamento deve relatar o problema ao departamento de manutenção ou à gestão de ativos, detalhando:
    • O defeito observado.
    • A data em que o problema foi identificado.
    • A importância do equipamento para as operações.

• 3.3.2. Avaliação e Prioridade:

  • O departamento de manutenção deve avaliar a gravidade do problema e definir a prioridade para o reparo com base no impacto operacional e nos riscos de segurança.
  • Equipamentos críticos para as atividades da instituição devem ter prioridade máxima.

• 3.3.3. Reparos e Substituições:

  • Executar o reparo ou a substituição das peças defeituosas, assegurando que os serviços sejam realizados por pessoal qualificado.
  • Caso o reparo seja realizado por uma empresa terceirizada, garantir que o fornecedor cumpra os termos do contrato e a qualidade dos serviços prestados.

• 3.3.4. Registro de Manutenção Corretiva:

  • Após o reparo, registrar no sistema de gestão de ativos:
    • Data do reparo.
    • Descrição do problema e do serviço realizado.
    • Nome do técnico ou empresa responsável pelo reparo.
    • Custo do reparo ou peças substituídas, se aplicável.
    • Estado final do equipamento.

3.4. Acompanhamento e Relatórios

• 3.4.1. Monitoramento do Desempenho:

  • Monitorar o desempenho dos equipamentos após as manutenções preventivas e corretivas, verificando se estão funcionando dentro dos parâmetros esperados.
  • Revisar periodicamente os registros de manutenção para identificar possíveis padrões de falha e tomar ações corretivas antes que se tornem problemas recorrentes.

• 3.4.2. Relatórios de Manutenção:

  • Gerar relatórios periódicos (mensais ou trimestrais) sobre o estado dos ativos, indicando:
    • Equipamentos sob manutenção preventiva ou corretiva.
    • Custos de manutenção.
    • Frequência de falhas.
    • Sugestões de melhoria para o processo de manutenção.
  • Os relatórios devem ser enviados à administração para análise e tomada de decisão sobre possíveis substituições ou novas aquisições.

3.5. Descarte de Equipamentos

• 3.5.1. Identificação de Equipamentos Obsoletos ou Inservíveis:

  • Equipamentos que se tornaram obsoletos ou que não podem ser reparados devem ser identificados para descarte.
  • A decisão de descartar um equipamento deve ser aprovada pela administração, com base em relatórios técnicos que justifiquem a inutilização.

• 3.5.2. Procedimento de Descarte:

  • O descarte de equipamentos deve seguir as normas ambientais e de sustentabilidade, quando aplicável, assegurando o descarte responsável de materiais eletrônicos ou perigosos.
  • Registrar no sistema de gestão de ativos o descarte, indicando:
    • Motivo do descarte.
    • Data de eliminação.
    • Método de descarte (venda, reciclagem, doação, etc.).

3.6. Treinamento e Capacitação

• 3.6.1. Treinamento dos Usuários:

  • Oferecer treinamento regular aos usuários dos equipamentos sobre as práticas corretas de uso e cuidados básicos para evitar danos ou mau funcionamento.
  • O treinamento deve incluir instruções de segurança, uso adequado e procedimentos para relatar falhas.

• 3.6.2. Capacitação dos Técnicos de Manutenção:

  • Garantir que os técnicos responsáveis pela manutenção sejam devidamente capacitados para lidar com os tipos de equipamentos utilizados na instituição.
  • A formação contínua e atualização sobre novas tecnologias e métodos de manutenção devem ser incentivadas.

4. Responsabilidades

• Gestor de Ativos: Responsável por controlar os ativos da instituição, monitorar o inventário e garantir a manutenção adequada de todos os equipamentos.
• Departamento de Manutenção: Responsável por executar e coordenar as manutenções preventivas e corretivas, além de registrar todas as atividades relacionadas aos ativos.
• Usuários dos Equipamentos: Responsáveis pelo uso correto dos equipamentos, conforme o treinamento recebido, e pela comunicação imediata de qualquer defeito ou falha observada.

5. Notas Adicionais

• Todos os ativos e manutenções devem ser registrados no sistema de controle para assegurar que os dados estejam disponíveis para auditorias e tomadas de decisão.
• Este POP deve ser revisado regularmente para incorporar novas tecnologias de manutenção e melhores práticas de gestão de ativos.