Participação em Eventos Fora da Instituição

 

1. Objetivo

Este procedimento tem como objetivo garantir que a participação dos funcionários em eventos fora da instituição seja organizada adequadamente, de acordo com as normas internas, e que a representação da instituição seja feita de maneira profissional.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários que são solicitados ou autorizados a participar de eventos, seminários, reuniões, ou outras atividades externas em nome da instituição.

3. Procedimentos

3.1. Solicitação e Aprovação

• 3.1.1. Solicitação para Participar de Eventos:

  • Todo funcionário que for convidado ou quiser participar de um evento externo deve enviar uma solicitação por escrito ao seu superior ou à divisão correspondente.
  • A solicitação deve incluir os detalhes do evento, data, local, agenda do evento e a relevância do evento para as funções ou responsabilidades do funcionário na instituição.

• 3.1.2. Aprovação da Liderança:

  • O superior imediato ou a liderança da instituição avaliará a solicitação com base na relevância, benefícios e cronograma do evento.
  • A aprovação deve ser formalizada por escrito (via e-mail ou ofício).

3.2. Preparação para o Evento

• 3.2.1. Organização Logística:

  • Após a aprovação, o funcionário deve organizar as questões logísticas, como transporte, hospedagem (se necessário) e confirmar a inscrição no evento.
  • Garantir que todas as providências estejam concluídas antes da data de partida.

• 3.2.2. Preparação de Materiais ou Apresentações:

  • Se o funcionário for solicitado a apresentar algo no evento, deve garantir que todo o material esteja preparado, revisado e aprovado pelos responsáveis da instituição.
  • Assegure-se de que os materiais estejam prontos no formato adequado.

3.3. Durante o Evento

• 3.3.1. Representação da Instituição:

  • O funcionário que participar do evento deve manter um comportamento profissional, refletindo os valores e padrões da instituição.
  • O funcionário deve comparecer pontualmente, participar das discussões relevantes e respeitar as normas e a ética do evento.

• 3.3.2. Networking e Documentação:

  • Aproveite a oportunidade para criar redes de contatos profissionais com outros participantes.
  • Documente informações importantes obtidas durante o evento, incluindo materiais, contatos ou discussões relevantes.

3.4. Após o Evento

• 3.4.1. Relatório de Participação:

  • Após o evento, o funcionário deve elaborar um relatório de participação, que inclua um resumo do evento, tópicos discutidos, informações relevantes e recomendações para a instituição (se houver).
  • Este relatório deve ser entregue ao superior em até 3 dias úteis após o término do evento.

• 3.4.2. Acompanhamento:

  • Se necessário, tome medidas com base nos resultados do evento, como compartilhar materiais com a equipe, contatar novos contatos ou implementar recomendações obtidas no evento.

4. Notas Adicionais

• Todos os funcionários devem seguir a política da instituição em relação às despesas de viagem ou hospedagem. Todas as despesas devem ser justificadas com comprovantes válidos.
• Se o funcionário não puder comparecer ao evento por motivos imprevistos, deverá notificar o superior o mais rápido possível.