Recepção de Visitantes na Instituição

 

1. Objetivo

Garantir que a recepção de visitantes ocorra de forma eficiente, organizada e de acordo com os padrões de profissionalismo exigidos pela instituição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e partes envolvidas na recepção de visitantes na instituição.

3. Procedimentos

3.1. Preparação para a Visita

• 3.1.1. Confirmação de Agenda e Pauta:

  • Assegurar a confirmação do agendamento da visita com pelo menos 3 dias de antecedência.
  • Definir a pauta dos temas que serão discutidos durante a visita.

• 3.1.2. Comunicação Interna:

  • Informar todas as áreas e departamentos relevantes sobre a visita, incluindo horário, propósito e nome dos visitantes.

• 3.1.3. Acolhimento:

  • Designar o pessoal responsável por recepcionar e acompanhar os visitantes.
  • Preparar a sala de reuniões ou a área de recepção, garantindo que esteja limpa e pronta para receber os convidados.

3.2. Recepção de Visitantes no Dia da Visita

• 3.2.1. Recepção:

  • O funcionário responsável deve receber os visitantes cordialmente na entrada ou área de recepção.
  • Solicitar aos visitantes que assinem o livro de visitas ou o sistema eletrônico de registro.
  • Fornecer crachá de identificação temporário aos visitantes, se necessário.

• 3.2.2. Acompanhamento:

  • O funcionário designado acompanhará os visitantes até a sala de reuniões ou local designado para o encontro.
  • Apresentar os visitantes às pessoas da instituição envolvidas na reunião.

3.3. Durante a Reunião

• 3.3.1. Abertura da Reunião:

  • Iniciar a reunião com uma saudação de boas-vindas e apresentar os membros da instituição presentes.
  • Explicar brevemente a pauta da reunião.

• 3.3.2. Documentação:

  • Garantir que todos os pontos importantes discutidos sejam registrados, conforme os procedimentos internos (por exemplo, através de atas ou gravações, se houver consentimento).

3.4. Encerramento e Acompanhamento

• 3.4.1. Encerramento da Reunião:

  • Agradecer aos visitantes pela presença e visita.
  • Fazer um breve resumo dos principais pontos discutidos na reunião, se aplicável.

• 3.4.2. Acompanhamento à Saída:

  • O responsável deve acompanhar os visitantes até a saída ou até o ponto de encontro para transporte.
  • Recolher o crachá de identificação temporário, se for o caso, e pedir aos visitantes que assinem o livro de visitas antes de sair.

3.5. Acompanhamento Pós-Visita

• 3.5.1. Relatório de Visita:

  • Elaborar um relatório conciso sobre os resultados da visita e distribuí-lo às partes interessadas.

• 3.5.2. Ações de Acompanhamento:

  • Se houver ações que precisem ser seguidas, designar os responsáveis por essas tarefas e garantir que sejam realizadas dentro do prazo estipulado.

4. Notas Adicionais

• Assegurar que todos os funcionários envolvidos compreendam os protocolos de segurança e privacidade a serem observados durante a recepção de visitantes.
• Em caso de visitas de representantes estrangeiros ou diplomáticos, consultar o departamento de protocolo ou a equipe correspondente para garantir o cumprimento de todas as formalidades.