Organização de Eventos no IDN

 

1. Objetivo

Este procedimento tem como objetivo garantir que a organização de eventos no IDN seja feita de maneira eficiente, com todas as etapas devidamente planejadas e executadas, garantindo a qualidade do evento e a satisfação dos participantes.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os eventos organizados no IDN, sejam internos ou externos, como conferências, seminários, workshops, e reuniões de grande porte.

3. Procedimentos

3.1. Planejamento do Evento

• 3.1.1. Definir o Objetivo e o Tema do Evento:

  • Identificar o propósito principal do evento e o público-alvo.
  • Escolher um tema ou tópico central que oriente as atividades e palestras.

• 3.1.2. Aprovação do Evento:

  • Elaborar uma proposta contendo o objetivo, agenda preliminar, orçamento estimado, e datas sugeridas.
  • Submeter a proposta à diretoria do IDN para aprovação.

• 3.1.3. Estabelecer a Equipe Organizadora:

  • Nomear uma equipe responsável pela coordenação geral do evento.
  • Definir responsabilidades individuais para aspectos como logística, comunicação, programação, e suporte técnico.

3.2. Logística e Infraestrutura

• 3.2.1. Reservar Local e Equipamentos:

  • Confirmar a disponibilidade de salas ou auditórios no IDN para as datas do evento.
  • Garantir que todos os equipamentos necessários (projetores, som, microfones, computadores) estejam disponíveis e funcionando.

• 3.2.2. Organizar o Layout:

  • Planejar o layout das salas de acordo com o número de participantes e as necessidades do evento (disposição de mesas, cadeiras, palco, etc.).
  • Verificar as condições de segurança e acessibilidade do local.

3.3. Convite e Divulgação

• 3.3.1. Preparar a Lista de Convidados:

  • Identificar os palestrantes, participantes, e outras partes interessadas.
  • Enviar convites formais com informações detalhadas (data, local, tema, e agenda preliminar).

• 3.3.2. Divulgação:

  • Utilizar os canais de comunicação do IDN para divulgar o evento, como website, e-mails institucionais, redes sociais, e boletins internos.
  • Estabelecer uma data limite para confirmações de presença (RSVP).

3.4. Execução do Evento

• 3.4.1. Recepção dos Participantes:

  • Organizar uma equipe para recepcionar os participantes e orientá-los quanto à programação e local do evento.
  • Garantir que haja um sistema de credenciamento eficiente para registro dos participantes.

• 3.4.2. Coordenação das Atividades:

  • Assegurar que o cronograma do evento seja seguido, com o acompanhamento da equipe organizadora para cada sessão.
  • Disponibilizar suporte técnico para palestrantes e participantes, conforme necessário.

3.5. Encerramento e Pós-Evento

• 3.5.1. Encerramento:

  • Finalizar o evento com uma sessão de agradecimento aos participantes e palestrantes.
  • Distribuir materiais relevantes, como certificados de participação, se aplicável.

• 3.5.2. Avaliação e Feedback:

  • Coletar feedback dos participantes por meio de formulários de avaliação.
  • Realizar uma reunião de revisão com a equipe organizadora para identificar pontos de melhoria.

• 3.5.3. Relatório do Evento:

  • Elaborar um relatório detalhado contendo um resumo do evento, avaliação das metas alcançadas, e sugestões para futuros eventos.
  • Submeter o relatório à diretoria do IDN.

4. Notas Adicionais

• Todos os orçamentos e despesas devem ser submetidos ao departamento financeiro do IDN para aprovação e controle.
• Em caso de mudanças de última hora, todos os envolvidos devem ser informados imediatamente para que ajustes necessários sejam feitos.