Publicação de Conteúdos no Website

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website oficial da instituição, garantindo que as informações divulgadas sejam precisas, atualizadas, e estejam alinhadas com a estratégia de comunicação da organização.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e colaboradores envolvidos na criação, revisão e publicação de conteúdos no website da instituição, abrangendo desde notícias, artigos, eventos, até atualizações de informações institucionais.

3. Procedimentos

3.1. Criação de Conteúdo

• 3.1.1. Identificação da Necessidade de Publicação:

  • Identificar a necessidade de publicação de novos conteúdos no website, como:
    • Notícias institucionais ou comunicados oficiais.
    • Eventos e lançamentos importantes.
    • Atualizações de políticas, produtos ou serviços.
    • Publicações de artigos, relatórios, ou conteúdo de interesse para o público.

• 3.1.2. Redação do Conteúdo:

  • O conteúdo deve ser escrito de forma clara, objetiva e adaptada ao público-alvo do site, considerando o tom institucional e as diretrizes de comunicação da instituição.
  • O conteúdo deve incluir:
    • Título: Claro e conciso, refletindo o tema principal da publicação.
    • Texto principal: Explicação detalhada ou descrição do tema, respeitando a estrutura definida pelo setor de comunicação.
    • Links relevantes: Para outros conteúdos relacionados, quando aplicável.
    • Imagens ou gráficos: Para ilustrar o conteúdo, desde que devidamente autorizados ou livres de direitos autorais.

• 3.1.3. Verificação de Direitos Autorais:

  • Qualquer conteúdo multimídia (fotos, vídeos, gráficos) utilizado no website deve ser verificado para garantir que esteja em conformidade com as leis de direitos autorais.
  • Utilizar apenas imagens de bancos de dados autorizados, ou solicitar a permissão para o uso de materiais de terceiros.

3.2. Revisão e Aprovação

• 3.2.1. Revisão de Conteúdo:

  • Após a criação, o conteúdo deve ser revisado por um membro da equipe de comunicação para garantir:
    • A clareza e correção gramatical.
    • Coerência com as diretrizes de estilo e comunicação da instituição.
    • Verificação de fatos e precisão das informações apresentadas.
  • A revisão também deve incluir a verificação de links, imagens e formatação de texto para garantir a adequação ao formato digital.

• 3.2.2. Aprovação pela Administração:

  • O conteúdo revisado deve ser submetido à alta administração ou ao setor responsável pela comunicação para aprovação final antes de ser publicado no website.
  • Em caso de conteúdos sensíveis ou de grande relevância, a aprovação deve incluir a revisão por setores jurídicos ou de conformidade, garantindo que as informações estejam em conformidade com as políticas institucionais e leis aplicáveis.

3.3. Publicação no Website

• 3.3.1. Preparação para Publicação:

  • O conteúdo aprovado deve ser formatado adequadamente para a plataforma do website, incluindo:
    • Formatação de texto: Ajustes em cabeçalhos, parágrafos e listas, para garantir uma apresentação clara e fácil de ler.
    • Inserção de multimídia: Upload de imagens, vídeos e outros materiais de apoio, conforme necessário.
    • Tags e Categorias: Aplicar tags e categorias apropriadas ao conteúdo, facilitando a navegação e a busca no site.

• 3.3.2. Publicação:

  • Utilizar o sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) da instituição para realizar a publicação do conteúdo.
  • Definir a data e o horário de publicação, se necessário, garantindo que o conteúdo seja publicado conforme o calendário editorial ou plano de comunicação.
  • Testar o conteúdo publicado para verificar a exibição correta em diferentes navegadores e dispositivos (computadores, tablets, smartphones).

• 3.3.3. Atualização de Conteúdo:

  • Para conteúdos que precisam ser atualizados periodicamente, como calendários de eventos ou relatórios, o setor de comunicação deve programar revisões regulares.
  • Quando informações importantes forem alteradas ou novas informações surgirem, o conteúdo deve ser atualizado rapidamente para garantir que o público tenha acesso a informações precisas e atualizadas.

3.4. Monitoramento de Performance

• 3.4.1. Monitoramento de Métricas:

  • Após a publicação, utilizar ferramentas de análise de tráfego (como Google Analytics ou outras plataformas de monitoramento de sites) para medir o desempenho do conteúdo publicado.
  • Monitorar:
    • Número de visualizações.
    • Taxa de cliques (CTR).
    • Tempo de permanência na página.
    • Interações com o conteúdo (comentários, compartilhamentos, etc.).

• 3.4.2. Avaliação de Impacto:

  • Com base nas métricas coletadas, avaliar o impacto e o alcance do conteúdo publicado, e ajustar as estratégias de publicação conforme necessário.
  • A equipe de comunicação deve realizar reuniões periódicas para discutir os resultados e identificar melhorias no processo de criação e publicação de conteúdo.

3.5. Gerenciamento de Comentários e Interações

• 3.5.1. Moderação de Comentários:

  • Se o website permitir comentários dos usuários, estabelecer uma política de moderação de comentários para garantir que as discussões sejam respeitosas e pertinentes ao tema do conteúdo.
  • A moderação deve remover comentários ofensivos, spam, ou que violem as diretrizes da instituição.

• 3.5.2. Respostas a Perguntas e Interações:

  • A equipe de comunicação deve monitorar as interações com o público, respondendo perguntas, esclarecendo dúvidas e interagindo de forma proativa com os usuários, quando apropriado.
  • Garantir que as respostas sejam rápidas e coerentes com a postura institucional.

3.6. Arquivamento e Auditoria

• 3.6.1. Arquivamento de Conteúdos:

  • Manter um arquivo digital de todos os conteúdos publicados no website, incluindo versões anteriores de conteúdos atualizados ou removidos.
  • Esse arquivo deve estar disponível para referência interna e auditorias, caso necessário.

• 3.6.2. Auditoria Periódica de Conteúdos:

  • Realizar auditorias periódicas dos conteúdos publicados para verificar a relevância e precisão das informações, removendo ou atualizando conteúdos desatualizados.
  • Garantir que todo o conteúdo publicado esteja em conformidade com as normas institucionais e regulatórias.

4. Responsabilidades

• Equipe de Comunicação: Responsável pela criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdos no website, além de monitorar a performance dos conteúdos e gerenciar interações com o público.
• Setor de TI: Dar suporte técnico à plataforma do website, garantindo seu funcionamento adequado e a segurança dos dados.
• Alta Administração: Aprovar conteúdos estratégicos e garantir que a comunicação institucional esteja alinhada com os objetivos da organização.
• Setor Jurídico (se aplicável): Revisar conteúdos sensíveis ou relacionados a regulamentações, garantindo conformidade legal.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que o processo de publicação de conteúdos no website esteja atualizado com as melhores práticas de comunicação digital e com as mudanças tecnológicas.
• A segurança dos dados e a proteção da privacidade dos usuários do site devem ser sempre priorizadas em conformidade com as leis vigentes.

Gerenciamento de Relações com a Mídia

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de gerenciamento de relações com a mídia, garantindo a preparação eficaz de comunicados à imprensa, a realização de entrevistas e a organização de conferências de imprensa, de forma a transmitir informações oficiais da instituição de maneira clara, precisa e alinhada com suas estratégias de comunicação.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e setores da instituição que lidam com a mídia e participam da preparação e divulgação de informações oficiais para veículos de comunicação. Ele abrange desde a elaboração de comunicados à imprensa até a gestão de entrevistas e eventos com jornalistas.

3. Procedimentos

3.1. Preparação de Comunicados à Imprensa

• 3.1.1. Identificação da Necessidade do Comunicado:

  • Determinar quando um comunicado à imprensa é necessário, como em casos de:
    • Novidades institucionais, lançamentos de programas ou projetos.
    • Crises ou incidentes que afetam a imagem da instituição.
    • Atualizações de políticas ou decisões relevantes para o público.

• 3.1.2. Redação do Comunicado:

  • O comunicado deve seguir um formato padrão com os seguintes elementos:
    • Título Claro: Resumir a mensagem principal em uma frase curta e impactante.
    • Introdução: Apresentar as informações mais importantes de maneira objetiva, respondendo às perguntas essenciais (o quê, quem, quando, onde e por quê).
    • Corpo do Texto: Incluir detalhes sobre o anúncio, explicações adicionais e citações de autoridades da instituição, quando aplicável.
    • Contato para Imprensa: Fornecer os detalhes de contato da pessoa ou equipe de comunicação responsável por atender a mídia.
  • A linguagem do comunicado deve ser formal, clara e acessível, evitando jargões técnicos.

• 3.1.3. Aprovação Interna:

  • O comunicado deve ser revisado e aprovado pela alta administração antes de ser enviado à mídia. Garantir que todas as informações estejam corretas e alinhadas com a estratégia de comunicação da instituição.

• 3.1.4. Envio do Comunicado:

  • O comunicado à imprensa deve ser distribuído para uma lista de contatos da mídia, utilizando e-mails corporativos ou plataformas específicas de divulgação de comunicados de imprensa.
  • Assegurar que o comunicado seja enviado simultaneamente a todos os veículos de comunicação relevantes, garantindo igualdade de acesso às informações.

3.2. Gerenciamento de Entrevistas com a Mídia

• 3.2.1. Solicitação de Entrevistas:

  • Toda solicitação de entrevista deve ser registrada pela equipe de comunicação e encaminhada à pessoa ou setor mais apropriado da instituição.
  • Avaliar o objetivo da entrevista, o perfil do veículo de comunicação e a relevância da pauta para a instituição.

• 3.2.2. Preparação do Porta-Voz:

  • O porta-voz designado para a entrevista deve ser preparado previamente, garantindo que esteja familiarizado com o tema e alinhado com as mensagens-chave da instituição.
  • A equipe de comunicação deve fornecer um briefing ao porta-voz, contendo:
    • Informações sobre o jornalista e o veículo de comunicação.
    • Perguntas prováveis e respostas sugeridas.
    • Mensagens principais que a instituição deseja transmitir.

• 3.2.3. Realização da Entrevista:

  • Durante a entrevista, o porta-voz deve:
    • Manter o foco nas mensagens principais.
    • Responder objetivamente às perguntas, evitando compartilhar informações confidenciais ou especulativas.
    • Controlar o tom e a linguagem corporal, garantindo uma postura profissional e confiável.

• 3.2.4. Acompanhamento Pós-Entrevista:

  • Após a entrevista, a equipe de comunicação deve acompanhar a publicação da matéria para garantir que as informações foram corretamente divulgadas.
  • Se necessário, emitir uma nota de esclarecimento ou correção, caso a cobertura contenha erros ou distorções significativas.

3.3. Organização de Conferências de Imprensa

• 3.3.1. Identificação da Necessidade de uma Conferência de Imprensa:

  • Decidir pela realização de uma conferência de imprensa em situações que exijam uma comunicação pública mais ampla e direta, como:
    • Anúncios de grande impacto.
    • Respostas a crises ou incidentes.
    • Lançamento de projetos institucionais de grande relevância.

• 3.3.2. Preparação Logística:

  • Escolher o local adequado para a conferência de imprensa, considerando:
    • Acesso fácil para jornalistas.
    • Equipamentos necessários, como microfones, projetores e câmeras.
    • Espaço suficiente para acomodar a imprensa e outros convidados.
  • Preparar um kit de imprensa, contendo:
    • Comunicados à imprensa e materiais de apoio.
    • Citações oficiais e dados relevantes.
    • Informações sobre o tema a ser abordado.

• 3.3.3. Convite à Imprensa:

  • Enviar convites oficiais para os veículos de comunicação, informando a data, horário e local da conferência, bem como o tema principal a ser abordado.
  • Garantir que os principais veículos de mídia recebam o convite com antecedência suficiente para que possam comparecer.

• 3.3.4. Condução da Conferência:

  • O evento deve ser conduzido pelo porta-voz oficial da instituição, que deve:
    • Fazer uma breve apresentação inicial, destacando as informações mais importantes.
    • Responder perguntas dos jornalistas de maneira clara e objetiva.
    • Controlar o tempo da conferência e evitar discussões que desviem o foco principal.
  • A equipe de comunicação deve estar presente para dar suporte ao porta-voz e fornecer informações complementares, quando necessário.

3.4. Monitoramento e Resposta a Mídia

• 3.4.1. Monitoramento da Cobertura da Mídia:

  • Monitorar a cobertura midiática dos comunicados, entrevistas e conferências de imprensa para avaliar a repercussão e identificar possíveis problemas ou distorções.
  • Utilizar ferramentas de clipping ou plataformas de monitoramento para rastrear menções à instituição na mídia.

• 3.4.2. Resposta a Notícias Negativas ou Crises:

  • Em caso de cobertura negativa ou crises midiáticas, a equipe de comunicação deve:
    • Avaliar rapidamente a situação e determinar se é necessária uma resposta oficial.
    • Elaborar uma resposta estratégica, que pode ser um comunicado oficial, uma nota de esclarecimento ou a organização de uma nova entrevista ou conferência de imprensa.
    • Garantir que a resposta seja clara, precisa e ofereça soluções ou esclarecimentos que minimizem o impacto negativo.

3.5. Gestão de Crises de Imagem

• 3.5.1. Criação de um Comitê de Gerenciamento de Crises:

  • Estabelecer um comitê de crise, composto por membros da alta administração e da equipe de comunicação, responsável por tomar decisões rápidas em situações de crise.
  • O comitê deve avaliar as informações disponíveis, definir a estratégia de comunicação e coordenar a resposta com a mídia.

• 3.5.2. Comunicação Transparente:

  • Durante crises, é fundamental manter uma comunicação transparente com a mídia e o público, evitando esconder informações críticas ou fornecer declarações especulativas.
  • As mensagens devem ser consistentes, com foco em soluções e na proteção da imagem institucional.

3.6. Avaliação e Melhoria Contínua

• 3.6.1. Avaliação Pós-Comunicação:

  • Após cada comunicado, entrevista ou conferência de imprensa, a equipe de comunicação deve realizar uma avaliação do impacto e da eficácia das ações, considerando:
    • O alcance da mensagem.
    • O feedback recebido da mídia.
    • O impacto na imagem institucional.

• 3.6.2. Revisão de Estratégias de Comunicação:

  • Utilizar os resultados das avaliações para ajustar e melhorar as estratégias de comunicação com a mídia, identificando áreas de melhoria e oportunidades para aumentar a eficiência na transmissão de informações.

4. Responsabilidades

• Equipe de Comunicação: Responsável pela preparação dos comunicados, coordenação das entrevistas e conferências de imprensa, além do monitoramento e acompanhamento da repercussão midiática.
• Porta-Voz Oficial: Designado para representar a instituição perante a mídia, conduzir entrevistas e conferências de imprensa, e garantir que as mensagens sejam transmitidas de forma precisa e alinhada com os objetivos institucionais.
• Alta Administração: Aprovar os comunicados e participar de entrevistas e conferências de imprensa, conforme necessário, além de tomar decisões em casos de crise de imagem.

Controle de Acesso e Segurança Predial

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de controle de acesso às instalações da instituição e monitorar a entrada e saída de pessoas, assegurando a proteção das dependências, dos ativos e da integridade física de funcionários, prestadores de serviço, e visitantes.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários, prestadores de serviço, visitantes e qualquer pessoa que tenha acesso às instalações da instituição, abrangendo o uso de sistemas de controle de acesso, vigilância e medidas de segurança predial.

3. Procedimentos

3.1. Controle de Acesso de Funcionários

• 3.1.1. Identificação dos Funcionários:

  • Todos os funcionários da instituição devem portar crachás de identificação que permitam o controle e registro de sua entrada e saída.
  • O crachá de identificação deve ser utilizado de forma visível enquanto o funcionário estiver nas dependências da instituição.

• 3.1.2. Sistema de Controle de Acesso:

  • Implementar um sistema eletrônico de controle de acesso, como catracas eletrônicas ou portas com leitura de cartões magnéticos, RFID ou biometria.
  • Cada funcionário deve ter um nível de acesso definido conforme sua função, permitindo que ele acesse somente as áreas que são relevantes para seu trabalho.
  • O sistema de controle de acesso deve registrar:
    • Horário de entrada e saída do funcionário.
    • Áreas acessadas durante o período de trabalho.

• 3.1.3. Revisão de Acessos:

  • O acesso de cada funcionário deve ser revisado regularmente, especialmente em casos de promoção, mudança de função ou desligamento. Qualquer alteração nas permissões deve ser comunicada ao setor de segurança ou TI.
  • No caso de desligamento ou afastamento do funcionário, seu acesso deve ser imediatamente cancelado e o crachá ou cartão de acesso recolhido.

3.2. Controle de Acesso de Visitantes

• 3.2.1. Registro de Visitantes:

  • Todos os visitantes devem se identificar na recepção ou no ponto de controle de acesso, fornecendo:
    • Nome completo.
    • Documento de identificação (RG, CPF, passaporte).
    • Empresa ou instituição que representa (se aplicável).
    • Motivo da visita e pessoa ou setor a ser visitado.
  • O recepcionista deve registrar esses dados no sistema de controle de visitantes, que deve gerar um crachá temporário de visitante.

• 3.2.2. Acompanhamento de Visitantes:

  • O visitante deve ser acompanhado por um funcionário autorizado durante toda a sua permanência nas instalações da instituição, garantindo que ele tenha acesso apenas às áreas necessárias para sua visita.
  • O funcionário responsável pelo acompanhamento deve garantir que o visitante devolva o crachá ao sair e que sua saída seja registrada no sistema.

• 3.2.3. Acesso Restrito:

  • Visitantes não devem ter acesso a áreas restritas ou sensíveis, como centros de dados, salas de servidores, arquivos confidenciais, laboratórios ou áreas de segurança, a menos que possuam autorização prévia e acompanhamento específico.

3.3. Controle de Acesso de Prestadores de Serviços

• 3.3.1. Credenciamento de Prestadores de Serviço:

  • Prestadores de serviço que realizam atividades recorrentes na instituição devem ser credenciados e ter seus dados registrados, incluindo:
    • Nome e documento de identificação.
    • Empresa contratada.
    • Tipo de serviço prestado.
    • Período de vigência do contrato ou do serviço a ser realizado.
  • Esses prestadores devem receber crachás específicos que permitam seu acesso às áreas onde realizarão as atividades, com prazo de validade estabelecido.

• 3.3.2. Monitoramento das Atividades:

  • O responsável pelo setor que solicitou o serviço deve monitorar as atividades dos prestadores, garantindo que eles sigam as normas de segurança da instituição e não acessem áreas fora de seu escopo de trabalho.
  • Em caso de necessidade de trabalho fora do horário normal de expediente, uma autorização especial deve ser concedida pela administração ou setor de segurança.

3.4. Segurança Física e Monitoramento Eletrônico

• 3.4.1. Vigilância por Câmeras de Segurança:

  • Implementar um sistema de câmeras de vigilância (CCTV) nas entradas e saídas, áreas de circulação, e em pontos estratégicos das instalações, especialmente nas áreas de segurança ou acesso restrito.
  • O sistema de vigilância deve ser monitorado em tempo real pela equipe de segurança e as gravações devem ser armazenadas por um período mínimo (por exemplo, 30 dias) para consulta em caso de incidentes.

• 3.4.2. Alarmes e Sensores de Movimento:

  • Instalar sensores de movimento e alarmes em áreas críticas, como salas de servidores, cofres, depósitos e arquivos confidenciais, que possam alertar a equipe de segurança em caso de tentativa de acesso não autorizado.

• 3.4.3. Patrulhamento Físico:

  • Além dos sistemas eletrônicos, a segurança física deve ser reforçada por patrulhamento regular realizado pela equipe de vigilância ou seguranças contratados, especialmente em horários fora do expediente.

3.5. Procedimentos de Entrada e Saída de Veículos

• 3.5.1. Controle de Veículos Internos e Visitantes:

  • O acesso de veículos à instituição deve ser controlado por um posto de segurança na entrada, onde serão registrados:
    • Placa do veículo.
    • Nome do motorista e ocupantes (se aplicável).
    • Motivo da entrada.
    • Horário de entrada e saída.
  • Para funcionários, o sistema de controle pode ser integrado ao crachá de identificação, liberando o acesso aos veículos previamente cadastrados.

• 3.5.2. Estacionamento:

  • O estacionamento de veículos deve ser monitorado por câmeras de segurança e patrulhas regulares. Veículos não autorizados ou estacionados fora das áreas designadas devem ser identificados e, se necessário, removidos ou reportados.

3.6. Procedimentos em Caso de Acesso Não Autorizado ou Suspeito

• 3.6.1. Identificação de Acessos Suspeitos:

  • Qualquer tentativa de acesso não autorizado, seja através de falha no sistema de controle, uso de credenciais inválidas ou tentativa de entrada forçada, deve ser registrada pelo sistema e investigada imediatamente pela equipe de segurança.

• 3.6.2. Resposta a Incidentes:

  • Em caso de incidentes envolvendo acesso não autorizado ou atividades suspeitas, a equipe de segurança deve seguir o protocolo de resposta rápida, incluindo:
    • Confinar o acesso à área afetada, se possível.
    • Alertar as autoridades competentes, se necessário.
    • Registrar o incidente em detalhes, incluindo imagens de câmeras de segurança e registros do sistema de controle de acesso.

• 3.6.3. Investigação e Relatório de Incidentes:

  • Após a contenção do incidente, a equipe de segurança deve conduzir uma investigação completa, revisando os registros de acesso, gravações de câmeras, e entrevistando testemunhas, se aplicável.
  • Um relatório de incidente deve ser elaborado e enviado à administração, incluindo recomendações de medidas corretivas ou preventivas para evitar novos incidentes.

3.7. Auditorias e Revisões Periódicas

• 3.7.1. Auditoria de Acessos:
  • Realizar auditorias regulares dos registros de acesso e dos sistemas de segurança para garantir que os procedimentos estão sendo seguidos corretamente e identificar possíveis vulnerabilidades ou irregularidades.
• 3.7.2. Revisão de Políticas de Acesso:
  • As políticas e níveis de acesso devem ser revisados anualmente ou em caso de mudanças significativas na organização, como reestruturações ou alterações nas áreas de segurança.

3.8. Atualização de Tecnologia e Equipamentos

• 3.8.1. Manutenção e Atualização de Sistemas:
  • Os sistemas de controle de acesso e segurança predial devem ser mantidos e atualizados regularmente para garantir seu funcionamento adequado e minimizar vulnerabilidades tecnológicas.
  • Realizar testes periódicos de funcionalidade dos equipamentos, como catracas, sensores, câmeras e sistemas de alarme.

4. Responsabilidades

• Setor de Segurança: Responsável pelo monitoramento e controle de acessos, vigilância física e eletrônica, e resposta a incidentes de segurança predial.
• Recursos Humanos e TI: Gerenciar as permissões de acesso dos funcionários, prestadores de serviço e visitantes, além de realizar auditorias regulares nos registros de acesso.
• Gestores de Área: Garantir que os funcionários sob sua supervisão sigam os procedimentos de controle de acesso e relatem quaisquer incidentes ou comportamentos suspeitos.
• Todos os Funcionários: Portar e utilizar adequadamente os crachás de identificação, respeitar as normas de segurança e reportar quaisquer irregularidades observadas.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir sua conformidade com as melhores práticas de segurança física e digital, além de atender a novas ameaças ou tecnologias.
• A segurança predial é essencial para proteger tanto os ativos institucionais quanto os indivíduos que utilizam as instalações, exigindo monitoramento contínuo e resposta imediata a incidentes.

Planos de Evacuação e Segurança Física

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar os procedimentos de segurança física e evacuação em situações de emergência, como incêndios, desastres naturais, vazamentos de gás, ou outras ameaças ao ambiente de trabalho, assegurando a proteção da vida, da integridade física e dos bens da instituição.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários, prestadores de serviços e visitantes presentes nas instalações da instituição, abrangendo medidas preventivas, planos de evacuação e procedimentos para lidar com emergências.

3. Procedimentos

3.1. Plano de Evacuação

• 3.1.1. Identificação das Saídas de Emergência:

  • Todas as áreas da instituição devem possuir saídas de emergência claramente sinalizadas e acessíveis.
  • As saídas de emergência devem estar desobstruídas e mantidas em boas condições de uso, com sinalização visível e iluminação de emergência.

• 3.1.2. Mapas de Evacuação:

  • Mapas de evacuação devem ser afixados em locais estratégicos, como corredores, áreas comuns e próximos às saídas de emergência. O mapa deve indicar:
    • Localização das saídas de emergência.
    • Rota de fuga para cada setor.
    • Ponto de encontro (área de segurança) fora do edifício.

• 3.1.3. Ponto de Encontro:

  • Definir um ponto de encontro seguro fora do edifício, onde todos devem se reunir após a evacuação. Esse ponto deve estar a uma distância segura da edificação e permitir que todos os presentes sejam contados.

• 3.1.4. Procedimento de Evacuação:

  • Em caso de emergência:
    • Soar o alarme de emergência ou comunicar verbalmente o início da evacuação, conforme o sistema disponível.
    • Todos os funcionários e visitantes devem seguir imediatamente para as saídas de emergência mais próximas, conforme indicado nos mapas de evacuação.
    • Manter a calma, evitar correr e seguir as instruções dos líderes de evacuação.
    • Dirigir-se ao ponto de encontro definido para aguardar instruções adicionais.

• 3.1.5. Funções dos Líderes de Evacuação:

  • Líderes de evacuação devem ser designados em cada setor e treinados para auxiliar na evacuação, garantindo que todos sigam as rotas de fuga corretamente e que o local seja completamente evacuado.
  • Os líderes devem:
    • Auxiliar pessoas com mobilidade reduzida.
    • Verificar sanitários e áreas isoladas para garantir que ninguém fique para trás.
    • Conduzir a contagem das pessoas no ponto de encontro.

3.2. Prevenção e Segurança Contra Incêndios

• 3.2.1. Extintores e Equipamentos de Combate a Incêndio:

  • Instalar extintores de incêndio adequados em locais estratégicos, de fácil acesso e visivelmente sinalizados. Os extintores devem ser inspecionados periodicamente para garantir que estejam funcionais e dentro da validade.
  • Os tipos de extintores devem corresponder aos riscos presentes na área (extintores de pó químico, CO2, água, etc.).

• 3.2.2. Alarmes de Incêndio e Iluminação de Emergência:

  • Instalar sistemas de alarme de incêndio em áreas-chave da instituição. Testar regularmente o sistema de alarme para garantir seu funcionamento.
  • A iluminação de emergência deve ser instalada em áreas de circulação, próximas às saídas de emergência, para guiar as pessoas durante uma evacuação.

• 3.2.3. Treinamento em Combate a Incêndio:

  • Realizar treinamentos periódicos sobre o uso correto de extintores e procedimentos básicos de combate a incêndio para os funcionários.
  • Os treinamentos devem incluir a simulação de pequenos incêndios controlados, permitindo que os funcionários pratiquem o uso dos extintores e aprendam as medidas de segurança necessárias.

3.3. Gerenciamento de Desastres Naturais

• 3.3.1. Planos para Desastres Naturais:

  • Elaborar planos específicos para desastres naturais que podem ocorrer na região, como terremotos, enchentes ou tempestades.
  • O plano deve incluir:
    • Procedimentos de evacuação ou abrigo em caso de terremoto ou tempestade.
    • Proteção de documentos e equipamentos críticos.
    • Coordenação com serviços de emergência locais, quando necessário.

• 3.3.2. Procedimentos para Terremotos:

  • Em caso de terremoto:
    • Instruir todos a buscar abrigo sob mesas ou áreas seguras e a proteger a cabeça.
    • Evitar janelas, espelhos e objetos soltos.
    • Após os tremores, realizar a evacuação para o ponto de encontro designado, evitando áreas que possam ter sido danificadas.

• 3.3.3. Procedimentos para Enchentes:

  • Para áreas sujeitas a enchentes:
    • Monitorar os alertas meteorológicos e evacuar antecipadamente, se necessário.
    • Proteger equipamentos críticos elevando-os do chão ou transportando-os para locais mais seguros.
    • Desconectar equipamentos elétricos para evitar curto-circuitos ou choques elétricos.

3.4. Segurança Física no Ambiente de Trabalho

• 3.4.1. Controle de Acesso às Instalações:

  • Implementar sistemas de controle de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam entrar nas instalações da instituição.
  • Os visitantes devem ser registrados e acompanhados por um funcionário autorizado durante toda a sua permanência no local.

• 3.4.2. Câmeras de Segurança e Monitoramento:

  • Instalar câmeras de segurança em áreas estratégicas, como entradas, saídas, corredores principais e áreas de armazenamento de bens valiosos ou documentos confidenciais.
  • As gravações das câmeras devem ser revisadas regularmente pela equipe de segurança.

• 3.4.3. Procedimentos para Visitantes:

  • Todos os visitantes devem ser registrados na recepção, com identificação de nome, empresa ou órgão representado, e propósito da visita.
  • Fornecer um crachá de visitante que deve ser utilizado durante toda a permanência nas instalações.
  • O visitante deve ser sempre acompanhado por um funcionário responsável durante sua visita.

3.5. Primeiros Socorros e Atendimento de Emergências Médicas

• 3.5.1. Kit de Primeiros Socorros:

  • Um kit de primeiros socorros deve estar disponível em locais de fácil acesso e deve conter materiais básicos para tratamento de ferimentos leves e emergências médicas.
  • O kit deve ser regularmente inspecionado para garantir que os itens estejam dentro da validade e em quantidade suficiente.

• 3.5.2. Equipe de Primeiros Socorros:

  • Uma equipe de funcionários deve ser treinada em primeiros socorros para prestar assistência imediata em casos de acidentes ou emergências médicas até a chegada dos serviços de emergência.

• 3.5.3. Chamado de Serviços de Emergência:

  • Em casos graves, como acidentes ou problemas médicos sérios, a equipe de primeiros socorros deve acionar imediatamente os serviços de emergência (ambulância, bombeiros, etc.) e fornecer as informações necessárias (endereço, tipo de emergência, número de vítimas).

3.6. Simulações e Treinamentos

• 3.6.1. Realização de Simulações Periódicas:

  • Realizar simulações de evacuação e incêndio pelo menos duas vezes por ano para garantir que todos os funcionários conheçam as rotas de fuga e os procedimentos de emergência.
  • As simulações devem ser registradas e avaliadas para identificar possíveis melhorias no plano de evacuação.

• 3.6.2. Avaliação e Melhoria Contínua:

  • Após cada simulação ou incidente real, a equipe de segurança deve conduzir uma avaliação dos procedimentos e identificar pontos de melhoria, revisando o plano de evacuação e os protocolos de emergência, se necessário.

4. Responsabilidades

• Equipe de Segurança: Implementar e monitorar os sistemas de segurança física, coordenar simulações e garantir que as saídas de emergência, extintores e alarmes estejam funcionando corretamente.
• Gestores de Área: Garantir que os funcionários de suas áreas estejam cientes dos planos de evacuação e participem dos treinamentos e simulações.
• Todos os Funcionários: Conhecer os procedimentos de emergência, seguir as instruções durante simulações e evacuações, e relatar qualquer risco ou condição insegura ao setor responsável.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado e atualizado periodicamente para garantir que esteja em conformidade com as normas de segurança vigentes e com as melhores práticas para gestão de emergências.
• A prevenção de riscos e a preparação para emergências são essenciais para proteger vidas e preservar a integridade física e patrimonial da instituição.

Gestão de Segurança da Informação

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de gestão de segurança da informação, protegendo os dados institucionais, garantindo a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações, e assegurando a segurança dos sistemas de TI da instituição contra ameaças e acessos não autorizados.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários, prestadores de serviço e colaboradores que utilizam ou têm acesso aos sistemas de TI e dados da instituição, abrangendo políticas de proteção de dados, controle de acesso e medidas de segurança digital.

3. Procedimentos

3.1. Política de Segurança da Informação

• 3.1.1. Definição de Políticas e Normas:

  • A instituição deve possuir uma Política de Segurança da Informação (PSI) clara e formalizada, que defina diretrizes para a proteção de dados e sistemas de TI.
  • A PSI deve abranger os seguintes princípios:
    • Confidencialidade: Garantir que as informações sensíveis sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas.
    • Integridade: Assegurar que as informações não sejam alteradas ou manipuladas indevidamente.
    • Disponibilidade: Garantir que os sistemas e dados estejam disponíveis para os usuários autorizados sempre que necessário.
  • A política deve ser revisada periodicamente para garantir que esteja atualizada com as melhores práticas e exigências regulatórias.

• 3.1.2. Treinamento e Conscientização:

  • Todos os funcionários devem ser periodicamente treinados sobre as políticas de segurança da informação, sendo informados sobre boas práticas de proteção de dados, riscos cibernéticos e responsabilidades individuais.
  • Realizar campanhas de conscientização sobre segurança digital, com foco em phishing, senhas seguras e proteção de dispositivos.

3.2. Controle de Acesso

• 3.2.1. Gestão de Acessos:

  • O acesso aos sistemas de TI e dados institucionais deve ser restrito a usuários autorizados, com base no princípio de mínimo privilégio (cada usuário deve ter o menor nível de acesso necessário para realizar suas funções).
  • Implementar um sistema de controle de acesso baseado em funções (RBAC), garantindo que os usuários só possam acessar as informações e sistemas relevantes para suas funções.

• 3.2.2. Autenticação e Senhas:

  • Todos os sistemas e aplicativos institucionais devem exigir autenticação por meio de nome de usuário e senha.
  • As senhas devem seguir critérios de complexidade (mínimo de 8 caracteres, contendo letras, números e símbolos) e devem ser trocadas periodicamente (pelo menos a cada 90 dias).
  • Implementar, quando possível, autenticação de dois fatores (2FA) para sistemas críticos ou que envolvem dados sensíveis.

• 3.2.3. Gerenciamento de Contas de Usuários:

  • O acesso de novos usuários deve ser aprovado por gestores responsáveis, e as permissões devem ser definidas de acordo com suas funções.
  • Quando um funcionário ou prestador de serviços se desligar da instituição, suas credenciais de acesso devem ser revogadas imediatamente, e todos os acessos devem ser cancelados para garantir a segurança.

3.3. Proteção de Dados

• 3.3.1. Classificação da Informação:

  • Implementar um sistema de classificação de informações, dividindo os dados em categorias como:
    • Públicos: Informações acessíveis ao público geral.
    • Confidenciais: Informações sensíveis acessíveis apenas a determinados níveis de usuários.
    • Críticos: Dados cuja exposição pode causar danos significativos à instituição ou a terceiros.
  • As informações confidenciais e críticas devem ser tratadas com níveis mais elevados de segurança, incluindo criptografia e controle de acesso restrito.

• 3.3.2. Criptografia de Dados:

  • Todos os dados sensíveis (confidenciais e críticos) devem ser armazenados e transmitidos de forma criptografada.
  • Implementar criptografia de ponta a ponta para o armazenamento e transmissão de dados sensíveis, como dados financeiros, pessoais, e-mails e documentos confidenciais.

• 3.3.3. Backup e Recuperação de Dados:

  • Realizar backups regulares de todos os dados institucionais críticos, garantindo que esses backups sejam armazenados em local seguro e fora da rede principal (preferencialmente em ambientes externos ou na nuvem).
  • Implementar um plano de recuperação de desastres que contemple a restauração rápida dos sistemas e dados críticos em caso de falhas ou ataques cibernéticos.

3.4. Segurança dos Sistemas de TI

• 3.4.1. Atualizações e Patches de Segurança:

  • Manter todos os sistemas, aplicativos e softwares de TI atualizados com os patches de segurança mais recentes, minimizando as vulnerabilidades que possam ser exploradas por invasores.
  • Definir uma política de atualização regular e automatizada para os sistemas operacionais e softwares utilizados pela instituição.

• 3.4.2. Antivírus e Firewall:

  • Implementar antivírus e firewalls atualizados em todos os dispositivos conectados à rede da instituição, garantindo que sejam realizados varreduras periódicas e monitoramento contínuo contra ameaças.
  • Configurar firewalls para bloquear acessos não autorizados à rede e monitorar tentativas de intrusão.

• 3.4.3. Monitoramento e Logs de Atividades:

  • Implementar um sistema de monitoramento contínuo dos sistemas de TI, registrando todos os acessos, tentativas de login e ações críticas em logs de atividade.
  • Esses logs devem ser revisados regularmente pela equipe de TI para identificar e investigar atividades suspeitas ou incomuns.

3.5. Gerenciamento de Incidentes de Segurança

• 3.5.1. Plano de Resposta a Incidentes:

  • Desenvolver e implementar um Plano de Resposta a Incidentes de Segurança, que deve incluir:
    • Procedimentos para detecção e identificação de incidentes.
    • Protocolos para contenção, mitigação e recuperação de incidentes.
    • Comunicação imediata à equipe de TI e à alta administração em caso de violação de segurança.
  • A equipe de TI deve estar preparada para responder rapidamente a ameaças, como ataques de malware, ransomware, acessos não autorizados e vazamentos de dados.

• 3.5.2. Registro e Análise de Incidentes:

  • Todos os incidentes de segurança devem ser registrados, documentados e investigados pela equipe de segurança da informação.
  • Realizar uma análise detalhada dos incidentes para identificar a causa raiz e evitar que incidentes semelhantes ocorram no futuro.

3.6. Conformidade e Auditoria

• 3.6.1. Conformidade com Regulamentos e Legislações:

  • Garantir que a gestão de segurança da informação esteja em conformidade com as legislações vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), bem como com regulamentos específicos de setores da indústria.
  • Revisar periodicamente as políticas e procedimentos para garantir a adequação às normas de proteção de dados e privacidade.

• 3.6.2. Auditoria de Segurança da Informação:

  • Realizar auditorias internas e externas periódicas para verificar a conformidade dos sistemas de segurança da informação com as políticas institucionais e regulamentos.
  • Identificar áreas de melhoria e implementar as recomendações das auditorias de segurança.

3.7. Continuidade de Negócios e Recuperação de Desastres

• 3.7.1. Plano de Continuidade de Negócios (PCN):

  • Elaborar um Plano de Continuidade de Negócios que assegure a operação dos sistemas críticos em caso de falhas, ataques cibernéticos ou desastres naturais.
  • O PCN deve incluir estratégias de redundância e recuperação de dados para garantir que a instituição continue a funcionar, mesmo em situações de crise.

• 3.7.2. Testes de Continuidade e Recuperação:

  • Realizar testes periódicos do plano de recuperação de desastres e continuidade de negócios, simulando cenários de falhas e ataques para garantir que a instituição esteja preparada para responder de maneira eficaz.

4. Responsabilidades

• Equipe de TI e Segurança da Informação: Implementar, monitorar e manter as políticas de segurança da informação, garantindo a proteção de dados e sistemas.
• Gestores de Área: Garantir que os colaboradores sob sua supervisão cumpram as políticas de segurança e participem dos treinamentos necessários.
• Todos os Funcionários: Seguir as diretrizes de segurança da informação, proteger senhas, evitar compartilhamento não autorizado de dados e relatar incidentes suspeitos.
• Alta Administração: Apoiar a implementação das políticas de segurança e garantir que os recursos necessários estejam disponíveis para manter a integridade dos sistemas.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado e atualizado regularmente para acompanhar a evolução das ameaças cibernéticas e as mudanças nas legislações e regulamentos de segurança da informação.
• Qualquer violação ou desvio das políticas de segurança deve ser investigado e corrigido com urgência para proteger os dados e os sistemas da instituição.

Prestação de Contas de Viagens a Serviço

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de prestação de contas após a realização de missões ou viagens a serviço da instituição, assegurando que todas as despesas sejam devidamente documentadas e justificadas de forma transparente e em conformidade com as políticas internas.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários que realizarem viagens a serviço da instituição, tanto em território nacional quanto internacional, e abrange a documentação e justificativa das despesas efetuadas durante a viagem.

3. Procedimentos

3.1. Coleta e Organização dos Comprovantes

• 3.1.1. Coleta de Comprovantes:
  • Durante a viagem, o funcionário deve recolher todos os comprovantes de despesas realizadas, incluindo:
    • Passagens aéreas ou rodoviárias: Recibos das passagens adquiridas, bilhetes ou cartões de embarque.
    • Hospedagem: Faturas ou recibos emitidos pelo hotel ou local de hospedagem, especificando o valor total e os dias de estadia.
    • Alimentação: Notas fiscais ou recibos de refeições realizadas.
    • Transporte local: Comprovantes de táxi, serviços de transporte por aplicativo, ou aluguéis de veículos, quando aplicável.
    • Outras despesas: Recibos de inscrição em eventos, estacionamento, pedágios, entre outros custos diretamente relacionados à viagem.
• 3.1.2. Organização dos Comprovantes:
  • Todos os comprovantes devem ser organizados de acordo com a categoria de despesas (alimentação, transporte, hospedagem, etc.) e cronologicamente, conforme o período da viagem.
  • Os comprovantes devem ser armazenados de maneira segura e legível, preferencialmente em envelopes ou pastas, para facilitar o processo de conferência.

3.2. Elaboração do Relatório de Despesas

• 3.2.1. Formulário de Prestação de Contas:

  • O funcionário deve preencher o Formulário de Prestação de Contas de Viagem, que deve incluir:
    • Dados pessoais (nome, cargo, setor).
    • Detalhes da viagem (destino, datas de saída e retorno).
    • Objetivo da viagem (justificativa e descrição das atividades realizadas).
    • Relação detalhada das despesas, separadas por categoria (alimentação, transporte, hospedagem, etc.), com os respectivos valores.

• 3.2.2. Inclusão dos Comprovantes:

  • Todos os valores informados no formulário devem ser acompanhados dos comprovantes correspondentes.
  • Caso algum comprovante não possa ser apresentado (por exemplo, em situações de perda ou extravio), o funcionário deve apresentar uma justificativa por escrito para cada ausência, sujeita à aceitação pelo setor financeiro.

3.3. Revisão e Aprovação das Despesas

• 3.3.1. Entrega do Relatório:

  • O funcionário deve entregar o Relatório de Prestação de Contas e os comprovantes ao setor responsável (geralmente o Setor Financeiro ou Administração) dentro do prazo estabelecido, que pode variar entre 5 a 10 dias úteis após o retorno da viagem.
  • O relatório deve ser assinado pelo funcionário e pelo gestor imediato, certificando a veracidade das informações.

• 3.3.2. Revisão pelo Setor Financeiro:

  • O setor financeiro deve revisar todas as despesas apresentadas, verificando:
    • A conformidade dos valores com as políticas da instituição (limites diários de alimentação, categoria de hospedagem, etc.).
    • A correção dos comprovantes, garantindo que todos os documentos estejam presentes e sejam válidos.
  • Caso haja qualquer inconsistência, como a falta de um comprovante ou discrepância nos valores, o setor financeiro deve entrar em contato com o funcionário para esclarecimentos ou correções.

• 3.3.3. Aprovação Final:

  • Após a revisão, o setor financeiro emitirá um parecer aprovando ou solicitando ajustes na prestação de contas. Se todas as despesas estiverem de acordo, o processo será considerado aprovado.
  • No caso de adiantamentos de diárias ou valores adicionais recebidos, o funcionário deverá devolver o saldo não utilizado ao setor financeiro.

3.4. Devolução de Valores e Ajustes

• 3.4.1. Devolução de Valores Excedentes:

  • Se o valor total das despesas for inferior ao adiantamento recebido, o funcionário deverá restituir o montante excedente ao setor financeiro.
  • A devolução deve ser feita por meio de depósito bancário na conta da instituição, ou conforme os procedimentos internos estabelecidos.

• 3.4.2. Ajustes e Regularizações:

  • Caso o setor financeiro identifique despesas não justificadas ou não conformes, essas despesas deverão ser reembolsadas pelo funcionário ou tratadas conforme as normas da instituição.
  • O funcionário deve ser informado por escrito sobre qualquer ajuste necessário e os prazos para a regularização.

3.5. Arquivamento e Transparência

• 3.5.1. Arquivamento dos Documentos:

  • Após a aprovação final, todos os documentos da prestação de contas, incluindo o relatório e os comprovantes, devem ser arquivados em conformidade com as políticas de armazenamento de documentos da instituição.
  • Os documentos devem estar disponíveis para auditorias internas ou externas, quando solicitado.

• 3.5.2. Transparência:

  • As informações sobre viagens e suas respectivas prestações de contas devem estar disponíveis nos relatórios de transparência da instituição, especialmente se envolverem recursos públicos.
  • O setor financeiro deve manter um sistema de consulta que permita o acesso a relatórios consolidados sobre despesas de viagem.

4. Responsabilidades

• Funcionário Responsável pela Viagem: Coletar os comprovantes de despesas, preencher o relatório de prestação de contas e apresentar todos os documentos dentro do prazo estabelecido.
• Gestores Imediatos: Revisar o relatório de viagem, assegurar que a justificativa esteja adequada e aprovar as despesas realizadas.
• Setor Financeiro: Conferir os relatórios de prestação de contas, verificar a conformidade dos comprovantes e aprovar ou solicitar ajustes nas despesas apresentadas.

5. Notas Adicionais

• A prestação de contas deve ser feita dentro dos prazos estabelecidos, e a não conformidade com este procedimento pode resultar em advertências ou sanções conforme as políticas da instituição.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja atualizado com as melhores práticas de gestão financeira e conformidade.

Autorização de Viagens a Serviço

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de solicitação, autorização e organização de viagens a serviço da instituição, garantindo que as viagens sejam devidamente justificadas, autorizadas, e organizadas de forma eficiente, de acordo com as diretrizes internas e a legislação aplicável.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários da instituição que necessitem realizar viagens a serviço, tanto nacionais quanto internacionais, abrangendo desde a solicitação e aprovação até a prestação de contas após o retorno.

3. Procedimentos

3.1. Solicitação de Viagem

• 3.1.1. Preenchimento do Formulário de Solicitação:

  • O funcionário ou o setor responsável pela viagem deve preencher um Formulário de Solicitação de Viagem, contendo as seguintes informações:
    • Nome e cargo do solicitante.
    • Motivo da viagem e justificativa detalhada.
    • Localidade de destino e período da viagem.
    • Itinerário completo (caso haja múltiplos destinos).
    • Estimativa de despesas (passagens, hospedagem, alimentação, deslocamento).
    • Fonte de recursos (orçamento do projeto, rubrica financeira).

• 3.1.2. Documentação Suplementar:

  • Anexar documentos adicionais à solicitação, se aplicável, como:
    • Convites ou ofícios de participação em eventos.
    • Programas ou agendas de reuniões ou conferências.
    • Autorização de órgãos superiores (em casos de viagens internacionais ou para eventos externos).

3.2. Aprovação da Viagem

• 3.2.1. Revisão e Validação:

  • O gestor imediato do solicitante deve revisar a solicitação de viagem, validando se:
    • A justificativa é adequada e o objetivo da viagem está alinhado com os interesses da instituição.
    • As despesas estimadas estão de acordo com o orçamento disponível e com as diretrizes financeiras da instituição.
  • A solicitação deve ser encaminhada para o setor de Recursos Humanos (RH) ou Administração, que verificará a conformidade com as políticas internas de viagens.

• 3.2.2. Aprovação pela Alta Administração:

  • Para viagens nacionais, o gestor da área ou departamento tem a competência para autorizar a viagem.
  • Para viagens internacionais, a solicitação deve ser encaminhada à Direção Geral ou à alta administração, que avaliará o mérito e a relevância da viagem, aprovando ou rejeitando a solicitação.
  • Caso aprovado, emitir a Autorização Formal de Viagem.

3.3. Organização da Viagem

• 3.3.1. Aquisição de Passagens e Hospedagem:

  • Após a aprovação da viagem, o setor administrativo ou o solicitante deve proceder com a compra das passagens (aéreas, terrestres ou marítimas) e a reserva de hospedagem, de acordo com:
    • Diretrizes internas sobre categorias de passagens e hospedagens permitidas.
    • Preferência por compras via agência de viagens contratada ou por meio de plataformas institucionais.
    • Garantia de que a aquisição seja feita com a antecedência adequada para otimizar os custos.

• 3.3.2. Solicitação de Diárias e Adiantamentos:

  • O funcionário pode solicitar diárias para cobrir despesas de alimentação e transporte durante a viagem, conforme as políticas de diárias da instituição.
  • Se aplicável, solicitar adiantamento de despesas para cobrir custos adicionais (como taxas de inscrição em eventos, transporte local, etc.).
  • As diárias e adiantamentos devem ser aprovados pelo setor financeiro e liberados antes da viagem.

3.4. Procedimentos para Viagens Internacionais

• 3.4.1. Documentação de Viagem:

  • O funcionário deve garantir que toda a documentação necessária para a viagem internacional esteja em ordem, incluindo:
    • Passaporte válido.
    • Vistos de entrada para o país de destino (quando necessário).
    • Certificado de vacinação internacional (quando aplicável).
  • A instituição pode prestar suporte na obtenção de vistos ou certificados, se necessário.

• 3.4.2. Aprovação por Órgãos Governamentais (se aplicável):

  • Para servidores públicos ou representantes oficiais, pode ser necessária a autorização de órgãos governamentais (como o Ministério de Relações Exteriores ou Ministério da Economia).
  • A instituição deve encaminhar as solicitações com antecedência, respeitando os prazos estipulados pelos órgãos responsáveis.

• 3.4.3. Seguro Viagem:

  • Para viagens internacionais, é obrigatório que o funcionário esteja coberto por um seguro viagem que inclua cobertura médica e outras eventualidades.
  • O setor administrativo deve providenciar o seguro ou garantir que o funcionário esteja coberto por um plano específico.

3.5. Durante a Viagem

• 3.5.1. Relatórios Parciais (se aplicável):

  • Para viagens longas ou de múltiplas etapas, o funcionário deve fornecer relatórios parciais sobre o andamento das atividades ou reuniões realizadas.
  • Esses relatórios podem ser solicitados pelo setor ou pela administração conforme necessário.

• 3.5.2. Utilização de Recursos:

  • O funcionário deve utilizar os recursos financeiros de maneira eficiente e documentar todas as despesas realizadas durante a viagem, incluindo:
    • Recibos de alimentação e transporte.
    • Comprovantes de despesas de inscrição ou participação em eventos.
  • As despesas não previstas ou não justificadas serão de responsabilidade do funcionário, devendo ser previamente autorizadas.

3.6. Retorno e Prestação de Contas

• 3.6.1. Relatório de Viagem:

  • Após o retorno, o funcionário deve elaborar um Relatório de Viagem, detalhando:
    • Objetivos alcançados e resultados obtidos.
    • Contribuições e impactos da viagem para a instituição.
    • Atividades realizadas, eventos e reuniões participadas.
  • O relatório deve ser entregue ao gestor responsável e arquivado no setor administrativo.

• 3.6.2. Prestação de Contas Financeira:

  • O funcionário deve apresentar uma prestação de contas detalhada, incluindo:
    • Todos os recibos e comprovantes de despesas realizadas.
    • Justificativa para eventuais diferenças entre o valor do adiantamento recebido e as despesas efetivamente realizadas.
  • Caso o adiantamento tenha sido maior que as despesas, o funcionário deve restituir o valor excedente ao setor financeiro.
  • A prestação de contas deve ser revisada e aprovada pela equipe financeira, garantindo que todas as despesas estejam em conformidade com as políticas da instituição.

3.7. Arquivamento e Transparência

• 3.7.1. Arquivamento de Documentos:

  • Todos os documentos relacionados à viagem (autorização, passagens, hospedagem, relatório de viagem, prestação de contas) devem ser arquivados de forma organizada e segura.
  • Esses documentos devem estar disponíveis para auditorias internas e externas, caso sejam solicitados.

• 3.7.2. Transparência e Publicidade:

  • Quando aplicável, as informações sobre viagens oficiais devem ser publicadas em portais de transparência, especialmente quando houver uso de recursos públicos.
  • Garantir que os relatórios de viagem sejam compartilhados com as partes interessadas relevantes, como órgãos financiadores ou parceiros institucionais.

4. Responsabilidades

• Solicitante da Viagem: Responsável por preencher o formulário de solicitação, justificar a viagem e apresentar a prestação de contas após o retorno.
• Gestores de Área: Validar a justificativa da viagem e aprovar a solicitação, garantindo que a viagem esteja alinhada com os objetivos institucionais.
• Setor Administrativo/Recursos Humanos: Organizar a logística da viagem, como compra de passagens, reserva de hospedagem e liberação de diárias e adiantamentos.
• Setor Financeiro: Aprovar os recursos financeiros para a viagem e revisar a prestação de contas.
• Alta Administração: Aprovar viagens internacionais ou viagens de caráter estratégico para a instituição.

5. Notas Adicionais

• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja em conformidade com as mudanças nas políticas de viagens, normas fiscais e de transparência.
• As políticas de viagem devem estar alinhadas com a legislação vigente e com as práticas de responsabilidade financeira.