Organização de Eventos Públicos, Audiências Públicas e Consultas Populares

 

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de organização e coordenação de eventos públicos, audiências públicas e consultas populares, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de forma eficiente, transparente e em conformidade com as diretrizes institucionais.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários e setores envolvidos na organização e realização de eventos públicos, audiências públicas e consultas populares promovidos pela instituição.

3. Procedimentos

3.1. Planejamento do Evento

• 3.1.1. Definição do Objetivo e Público-Alvo:

  • Identificar o objetivo principal do evento, audiência pública ou consulta popular (ex: disseminação de informações, coleta de opiniões, debates públicos).
  • Definir o público-alvo (ex: comunidade local, setores específicos da sociedade, representantes de órgãos públicos) e o alcance desejado.

• 3.1.2. Elaboração do Cronograma:

  • Estabelecer uma data, horário e local para a realização do evento, considerando a acessibilidade do público-alvo e a disponibilidade dos participantes principais.
  • Definir prazos para as principais etapas do planejamento e execução, como:
    • Convite de palestrantes ou autoridades.
    • Preparação de materiais (convites, materiais informativos, apresentações).
    • Organização do local e dos recursos técnicos.

3.2. Logística e Preparação do Local

• 3.2.1. Reserva do Local:

  • Escolher um local adequado para a realização do evento, considerando o número de participantes e as necessidades de infraestrutura (auditórios, salas de conferências, espaços abertos, etc.).
  • Confirmar a reserva do local com antecedência e verificar se o espaço atende a todos os requisitos técnicos (som, iluminação, acessibilidade).

• 3.2.2. Equipamentos e Recursos Técnicos:

  • Garantir que o local esteja equipado com os recursos necessários, como:
    • Microfones, projetores, telões e sistemas de som.
    • Internet e equipamentos de transmissão online, caso o evento seja híbrido ou virtual.
    • Mesas, cadeiras e materiais de apoio para os participantes.
  • Verificar a existência de recursos de acessibilidade, como rampas, intérpretes de linguagem de sinais, ou legendas para vídeos.

3.3. Convite e Divulgação

• 3.3.1. Convite aos Participantes:

  • Enviar convites formais a todos os palestrantes, moderadores e autoridades, detalhando:
    • Data, horário e local do evento.
    • Tema e propósito da participação.
    • Agenda e tempo reservado para cada participante.
  • Confirmar a participação dos convidados e organizar a logística para deslocamento, quando necessário.

• 3.3.2. Divulgação ao Público:

  • Realizar a divulgação do evento ao público-alvo, utilizando os canais apropriados:
    • Mídias Sociais: Divulgar o evento nas redes sociais da instituição.
    • E-mails: Enviar comunicados por e-mail aos cidadãos cadastrados.
    • Cartazes e Panfletos: Distribuir materiais informativos em áreas públicas estratégicas.
    • Imprensa e Mídia Local: Enviar comunicados de imprensa para jornais, rádios e canais de TV locais.

3.4. Inscrição e Gestão de Participantes

• 3.4.1. Sistema de Inscrição:

  • Se necessário, criar um sistema de inscrição para o público, com o objetivo de controlar o número de participantes e coletar dados relevantes (nome, contato, organização que representa).
  • Disponibilizar um formulário de inscrição online ou um contato telefônico para os cidadãos se inscreverem.

• 3.4.2. Recepção no Evento:

  • Organizar uma equipe para recepcionar os participantes no dia do evento, registrar suas presenças e entregar materiais de apoio (programação, crachás, materiais informativos).
  • Garantir que todos os participantes tenham acesso ao local e aos recursos técnicos disponíveis.

3.5. Realização do Evento

• 3.5.1. Abertura do Evento:
  • Iniciar o evento no horário marcado, com a apresentação do moderador ou organizador, que deve:
    • Dar boas-vindas aos participantes.
    • Explicar o objetivo e a dinâmica do evento.
    • Introduzir os palestrantes ou autoridades presentes.
• 3.5.2. Condução da Audiência Pública ou Consulta Popular:
  • Durante a audiência pública ou consulta popular, garantir que todos os participantes tenham a oportunidade de se expressar.
  • Moderar as discussões para que as contribuições sejam organizadas e respeitem o tempo previsto.
  • Utilizar um sistema de perguntas e respostas para dar voz ao público, garantindo que todos possam apresentar suas opiniões ou questionamentos de forma ordenada.
• 3.5.3. Encerramento:
  • Encerrar o evento com uma síntese das principais discussões e resultados.
  • Agradecer a participação de todos e fornecer informações sobre como o público poderá acessar os resultados ou relatórios do evento.

3.6. Pós-Evento e Avaliação

• 3.6.1. Relatório do Evento:

  • Elaborar um relatório completo do evento, que inclua:
    • Número de participantes.
    • Temas discutidos.
    • Principais contribuições do público.
    • Decisões ou encaminhamentos acordados.
  • O relatório deve ser divulgado publicamente (quando aplicável) e enviado aos participantes por e-mail ou disponibilizado no site da instituição.

• 3.6.2. Avaliação do Evento:

  • Aplicar uma pesquisa de satisfação ao público e aos palestrantes para avaliar a qualidade do evento, coletando informações sobre:
    • Organização e infraestrutura.
    • Clareza e relevância das discussões.
    • Atendimento às expectativas dos participantes.
  • Utilizar o feedback para implementar melhorias em eventos futuros.

3.7. Ações de Comunicação e Transparência

• 3.7.1. Divulgação de Resultados:

  • Divulgar os resultados da audiência pública ou consulta popular, conforme aplicável, através dos canais de comunicação da instituição (site, redes sociais, imprensa).
  • Se houver propostas ou decisões importantes, garantir que as informações sejam acessíveis a todos os participantes e ao público em geral.

• 3.7.2. Prestação de Contas:

  • Garantir que o público seja informado sobre os desdobramentos das decisões tomadas no evento, e como as propostas levantadas serão integradas nos processos institucionais.
  • Manter a transparência em todo o processo, oferecendo acompanhamento e atualizações periódicas sobre as ações subsequentes.

4. Responsabilidades

• Equipe Organizadora: Responsável por todo o planejamento, execução e acompanhamento do evento, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de acordo com este POP.
• Moderador/Facilitador: Conduzir o evento, garantindo a participação efetiva dos palestrantes e do público, moderando as discussões e mantendo a ordem.
• Setores Técnicos: Responsáveis pela preparação do local, disponibilização dos recursos técnicos e resolução de problemas logísticos que possam surgir durante o evento.
• Comunicação Institucional: Garantir a ampla divulgação do evento e dos resultados, mantendo a transparência e o engajamento com o público.

5. Notas Adicionais

• A equipe responsável deve fazer um checklist de todas as etapas e garantir que os prazos sejam cumpridos conforme o cronograma estabelecido.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que o processo de organização de eventos públicos esteja atualizado com as melhores práticas e novas tecnologias disponíveis.