1. Objetivo
Este POP tem como objetivo padronizar o processo de cálculo e processamento da folha de pagamento dos servidores públicos da instituição, garantindo a correta remuneração dos funcionários, o cumprimento das obrigações legais e a transparência nos processos.
2. Âmbito de Aplicação
Este POP aplica-se a todos os servidores públicos da instituição, abrangendo os processos de cálculo, conferência e pagamento de salários, benefícios, deduções e encargos legais.
3. Procedimentos
3.1. Coleta de Informações
3.1.1. Informações de Registro dos Servidores:
- O setor de Recursos Humanos (RH) deve manter um banco de dados atualizado com as informações pessoais e funcionais dos servidores, que incluem:
- Dados pessoais (nome, CPF, endereço).
- Dados funcionais (cargo, departamento, matrícula, regime de trabalho).
- Informações salariais (salário base, gratificações, adicionais).
- Benefícios e deduções (previdência, imposto de renda, pensão alimentícia, etc.).
- O setor de Recursos Humanos (RH) deve manter um banco de dados atualizado com as informações pessoais e funcionais dos servidores, que incluem:
3.1.2. Informações de Frequência:
- O RH deve consolidar as informações de frequência dos servidores, incluindo:
- Horas trabalhadas.
- Horas extras.
- Faltas justificadas e não justificadas.
- Licenças e afastamentos.
- Garantir que todos os registros de ponto ou frequência estejam corretos e atualizados antes do fechamento da folha.
- O RH deve consolidar as informações de frequência dos servidores, incluindo:
3.2. Cálculo da Folha de Pagamento
- 3.2.1. Cálculo de Salários:
- O cálculo dos salários deve ser realizado com base nas informações do salário base de cada servidor, incluindo:
- Salário Base: Valor fixo do salário de acordo com o cargo e jornada de trabalho.
- Adicionais: Inclusão de adicionais legais (insalubridade, periculosidade, etc.), gratificações, horas extras e benefícios específicos conforme estabelecido.
- O cálculo dos salários deve ser realizado com base nas informações do salário base de cada servidor, incluindo:
- 3.2.2. Cálculo de Deduções:
- As deduções devem ser aplicadas ao salário bruto, conforme a legislação vigente e os acordos institucionais, incluindo:
- Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): Com base nas alíquotas do IRPF vigentes e na tabela de descontos mensais.
- Contribuição Previdenciária: De acordo com o regime de previdência (próprio ou geral).
- Pensão Alimentícia: Quando aplicável, conforme determinação judicial.
- Outras Deduções: Vale-transporte, vale-alimentação, ou outras deduções previamente acordadas com o servidor.
- As deduções devem ser aplicadas ao salário bruto, conforme a legislação vigente e os acordos institucionais, incluindo:
3.3. Conferência da Folha de Pagamento
3.3.1. Revisão de Cálculos:
- Após o cálculo da folha, o RH deve revisar todos os valores para garantir a precisão dos cálculos. Verificar:
- Correção dos valores de salário base, adicionais e benefícios.
- Correção das deduções e tributos aplicáveis.
- Conferência de alterações ou eventos ocorridos no mês (promoções, demissões, admissões, etc.).
- Após o cálculo da folha, o RH deve revisar todos os valores para garantir a precisão dos cálculos. Verificar:
3.3.2. Validação dos Dados:
- A folha de pagamento deve ser validada pela chefia do RH e pela área financeira antes de ser liberada para pagamento.
- Em caso de erro, o processo de correção deve ser iniciado imediatamente para garantir que os valores corretos sejam pagos aos servidores.
3.4. Processamento da Folha de Pagamento
3.4.1. Envio para o Banco:
- Após a validação, a folha de pagamento deve ser enviada ao banco responsável pelo processamento dos pagamentos. Os arquivos enviados devem incluir:
- Dados bancários dos servidores.
- Valores líquidos a serem depositados.
- Datas de crédito previstas.
- Após a validação, a folha de pagamento deve ser enviada ao banco responsável pelo processamento dos pagamentos. Os arquivos enviados devem incluir:
3.4.2. Emissão de Contra-Cheques:
- O RH deve emitir os contracheques para cada servidor, detalhando:
- Salário bruto.
- Adicionais e benefícios.
- Deduções.
- Valor líquido recebido.
- Os contracheques devem ser disponibilizados de forma eletrônica ou impressa, de acordo com as políticas da instituição.
- O RH deve emitir os contracheques para cada servidor, detalhando:
3.5. Pagamento de Encargos e Tributos
- 3.5.1. Encargos Trabalhistas:
- O setor financeiro deve garantir o pagamento de todos os encargos trabalhistas e contribuições legais, como:
- Contribuição Previdenciária: Pagamento das contribuições ao INSS ou ao regime próprio de previdência, conforme aplicável.
- FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): Para servidores que estejam sob o regime CLT, quando aplicável.
- O setor financeiro deve garantir o pagamento de todos os encargos trabalhistas e contribuições legais, como:
- 3.5.2. Impostos e Retenções:
- Garantir o recolhimento de todos os impostos retidos na fonte (IRRF) e contribuições sociais (CSLL, PIS, COFINS, quando aplicável), dentro dos prazos legais.
3.6. Processamento de Eventos Especiais
3.6.1. Férias:
- O cálculo de férias deve ser realizado separadamente, considerando o adicional de um terço constitucional sobre o salário. O pagamento deve ser feito antes do início do período de gozo das férias.
3.6.2. 13º Salário:
- O 13º salário deve ser calculado com base na remuneração do servidor, e o pagamento deve ser feito em duas parcelas, de acordo com a legislação vigente (normalmente em novembro e dezembro).
3.6.3. Rescisões:
- Para servidores que deixarem a instituição, o cálculo de rescisão deve incluir:
- Saldo de salário.
- Férias proporcionais e vencidas.
- 13º proporcional.
- Outros direitos previstos em lei ou em acordos coletivos.
- Para servidores que deixarem a instituição, o cálculo de rescisão deve incluir:
3.7. Arquivamento e Relatórios
3.7.1. Arquivamento da Folha:
- A folha de pagamento e os respectivos documentos (contracheques, comprovantes de pagamento, etc.) devem ser arquivados eletronicamente e fisicamente, garantindo que estejam disponíveis para auditorias ou consultas futuras.
3.7.2. Relatórios Mensais:
- O RH deve gerar relatórios mensais detalhados sobre a folha de pagamento, incluindo:
- Total de salários pagos.
- Total de encargos e tributos recolhidos.
- Férias e rescisões processadas.
- Relatórios de horas extras e adicionais.
- Esses relatórios devem ser enviados à gestão financeira para controle orçamentário e planejamento futuro.
- O RH deve gerar relatórios mensais detalhados sobre a folha de pagamento, incluindo:
3.8. Monitoramento e Auditoria
3.8.1. Auditoria Interna:
- Realizar auditorias internas periódicas para garantir que os processos de folha de pagamento estejam sendo realizados de forma precisa e em conformidade com as normas legais e institucionais.
- Corrigir quaisquer falhas ou irregularidades identificadas durante a auditoria.
3.8.2. Acompanhamento de Normas Legais:
- O setor de RH e o financeiro devem acompanhar as mudanças nas legislações trabalhistas, previdenciárias e fiscais que possam impactar o processamento da folha de pagamento, ajustando os procedimentos conforme necessário.
4. Responsabilidades
- Setor de Recursos Humanos (RH): Coletar e consolidar as informações de folha de pagamento, calcular os valores e revisar os dados antes do envio para o setor financeiro.
- Setor Financeiro: Processar os pagamentos, garantir o recolhimento de tributos e encargos trabalhistas, e supervisionar o fluxo financeiro relacionado à folha.
- Servidores Públicos: Manter suas informações cadastrais e bancárias atualizadas e notificar o RH sobre quaisquer mudanças que possam impactar o processamento da folha de pagamento.
5. Notas Adicionais
- Todos os dados de pagamento devem ser mantidos em confidencialidade e em conformidade com a legislação de proteção de dados pessoais.
- Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja alinhado com as mudanças nas legislações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
No comments:
Post a Comment