Controle de Ponto e Frequência

 

Controle de Ponto e Frequência

1. Objetivo

Este POP tem como objetivo padronizar o processo de registro e monitoramento da frequência e assiduidade dos funcionários da instituição, assegurando o cumprimento das normas de horário de trabalho e garantindo um controle preciso para fins administrativos, legais e de gestão.

2. Âmbito de Aplicação

Este POP aplica-se a todos os funcionários da instituição, independentemente do regime de trabalho (presencial, remoto, parcial ou integral), e abrange o controle de entrada, saída, intervalos e faltas.

3. Procedimentos

3.1. Registro de Ponto

• 3.1.1. Métodos de Registro:

  • O controle de ponto pode ser feito de forma manual (livro de ponto), eletrônica (relógio de ponto) ou digital (software de gestão de ponto), dependendo dos recursos disponíveis na instituição. Os métodos aceitos incluem:
    • Relógio de Ponto Eletrônico (REP): Funcionários registram suas entradas e saídas por meio de um dispositivo eletrônico.
    • Software de Ponto: Em caso de trabalho remoto, os funcionários devem registrar os horários de trabalho através de sistemas online ou aplicativos móveis.
    • Livro de Ponto Manual: Utilizado em situações excepcionais ou locais onde não há tecnologia disponível para registro eletrônico.

• 3.1.2. Horários de Registro:

  • Os funcionários devem registrar:
    • Entrada: No início da jornada de trabalho.
    • Saída para Intervalo: Ao iniciar qualquer pausa superior a 15 minutos (almoço, etc.).
    • Retorno do Intervalo: Após a pausa.
    • Saída Final: Ao finalizar a jornada de trabalho.
  • O registro deve ser feito no momento exato da ocorrência e não pode ser alterado posteriormente sem justificativa formal.

3.2. Monitoramento de Frequência

• 3.2.1. Acompanhamento Diário:

  • O setor de Recursos Humanos (RH) deve acompanhar diariamente os registros de ponto, garantindo que todos os funcionários tenham registrado corretamente sua entrada, saída e intervalos.
  • Faltas, atrasos ou saídas antecipadas devem ser automaticamente sinalizados para verificação pelo gestor direto.

• 3.2.2. Frequência e Assiduidade:

  • Atrasos: Qualquer atraso no horário de entrada deve ser registrado. Em caso de atraso superior a 10 minutos sem justificativa, o RH ou o gestor responsável deve ser notificado.
  • Saídas Antecipadas: Saídas antes do término da jornada de trabalho devem ser comunicadas previamente ao gestor e registradas no sistema.
  • Faltas: Faltas não justificadas devem ser comunicadas ao RH imediatamente. O funcionário deve apresentar justificativa formal (atestado médico, comunicado oficial, etc.) em até 48 horas após o retorno.

3.3. Justificativas e Afastamentos

• 3.3.1. Atrasos e Saídas Antecipadas:

  • Os atrasos ou saídas antecipadas só podem ser justificados mediante:
    • Autorização Prévia: Solicitação de saída antecipada por necessidade pessoal ou médica, mediante autorização do gestor.
    • Justificativa Formal: Atrasos ou saídas antecipadas devem ser acompanhados de justificativa formal (atestado médico, declaração de comparecimento a órgãos públicos, etc.).

• 3.3.2. Faltas Justificadas:

  • Faltas podem ser justificadas por:
    • Atestado Médico: Deve ser entregue ao RH em até 48 horas após o retorno ao trabalho.
    • Férias ou Licença Aprovada: Férias, licenças remuneradas ou não-remuneradas devem ser previamente aprovadas e registradas.
    • Comunicados Oficiais: Declarações de participação em atividades externas relacionadas ao trabalho, como reuniões, treinamentos ou eventos oficiais, devem ser registradas para justificar a ausência.

3.4. Processamento de Ponto

• 3.4.1. Fechamento do Ponto Mensal:

  • No final de cada mês, o RH deve fechar o ponto de todos os funcionários, verificando:
    • Conformidade com a Jornada: Verificar se os funcionários cumpriram a carga horária mensal, considerando os dias úteis e feriados.
    • Correção de Erros: Corrigir eventuais falhas ou inconsistências nos registros de ponto (erros de sistema, não registro de ponto, etc.), mediante justificativas formais dos funcionários.
    • Horas Extras: Calcular horas extras quando aplicável, de acordo com as normas da instituição e a legislação trabalhista vigente.

• 3.4.2. Relatórios de Ponto:

  • Emitir relatórios mensais de frequência que incluam:
    • Horas trabalhadas.
    • Atrasos, faltas e saídas antecipadas.
    • Horas extras, quando aplicáveis.
  • Os relatórios devem ser arquivados e disponibilizados para consulta pelos gestores e para auditoria, se necessário.

3.5. Controle de Horas Extras e Banco de Horas

• 3.5.1. Controle de Horas Extras:

  • Horas trabalhadas além da jornada diária devem ser previamente autorizadas pelo gestor e registradas no sistema de ponto.
  • As horas extras devem ser pagas de acordo com as regras da instituição ou compensadas conforme acordado com o funcionário (pagamento ou banco de horas).

• 3.5.2. Banco de Horas:

  • Caso a instituição adote o sistema de banco de horas, as horas extras devem ser registradas no banco e compensadas posteriormente em folgas, desde que acordado previamente.
  • O controle do saldo de banco de horas é responsabilidade do RH, que deve comunicar aos funcionários e gestores os saldos acumulados periodicamente.

3.6. Acompanhamento e Relatórios

• 3.6.1. Acompanhamento pelos Gestores:

  • Os gestores diretos devem acompanhar regularmente a assiduidade e a pontualidade de seus subordinados, utilizando os relatórios gerados pelo RH.
  • Em caso de repetidas faltas ou atrasos, o gestor deve discutir o problema com o funcionário, buscando identificar possíveis causas e soluções.

• 3.6.2. Relatórios Gerenciais:

  • O RH deve elaborar relatórios mensais ou trimestrais sobre a assiduidade e pontualidade dos funcionários, que podem ser utilizados para:
    • Avaliações de desempenho.
    • Tomada de decisão sobre promoções, bônus ou ajustes salariais.
    • Identificação de padrões de comportamento que possam indicar problemas (excesso de atrasos ou faltas, por exemplo).

3.7. Ações Corretivas

• 3.7.1. Atrasos e Faltas Repetidas:

  • Funcionários que apresentarem atrasos ou faltas recorrentes sem justificativa adequada podem ser sujeitos a ações corretivas, que incluem:
    • Advertências formais (verbal ou escrita).
    • Suspensões.
    • Redução de benefícios ou bônus relacionados à assiduidade.
    • Em casos graves ou contínuos, rescisão do contrato de trabalho.

• 3.7.2. Procedimento Disciplinar:

  • Antes de qualquer ação disciplinar, o gestor ou RH deve garantir que o funcionário tenha recebido orientação adequada sobre a política de ponto e tenha tido a oportunidade de justificar suas ausências ou atrasos.

4. Responsabilidades

• Setor de Recursos Humanos (RH): Responsável por monitorar e processar o registro de ponto, fechar os relatórios mensais e fornecer suporte aos gestores e funcionários.
• Gestores Diretos: Acompanhar a pontualidade e a assiduidade de seus subordinados e tomar medidas corretivas quando necessário.
• Funcionários: Registrar sua entrada, saída e intervalos corretamente, justificar atrasos e faltas, e cumprir as normas de frequência da instituição.

5. Notas Adicionais

• Todos os registros de ponto e frequência devem ser mantidos em conformidade com a legislação trabalhista vigente e estar disponíveis para auditoria.
• Este POP deve ser revisado periodicamente para garantir que esteja atualizado com as práticas de gestão de pessoas e as mudanças na legislação.